Tips voor een succesvolle implementatie van nieuwe bedrijfssoftware
Overweegt u de implementatie van nieuwe bedrijfssoftware in uw onderneming? Heel goed! Dit zijn er 4 tips die we u graag meegeven om uw selectietraject tot een succesvol einde te brengen. En om vervolgens vele jaren plezier van uw nieuwe software te beleven.
1. Leg de focus op uw
bedrijfsprocessen en functionele wensen, niet op de technologie - want
technologie is een middel, geen doel
Wanneer u bedrijfssoftware implementeert moet de focus op de
bedrijfsprocessen liggen. Belangrijk is wat de software functioneel bijbrengt aan uw bedrijf.
Breng dus daarom uw processen eerst zelf eens in kaart. Maak zelf ook wat huiswerk en zet (ook voor uzelf) eens op papier wat u in grote lijnen zoekt (voor welke afdeling). Dat hoeft geen detailstudie te zijn, maar het moet toch zeker de hoofdlijnen bevatten. Want u
gaat ook niet onvoorbereid een huis bouwen. En zo hebt u ook een basis om met uw
implementatiepartner te kijken hoe uw processen in de nieuwe software uitgevoerd
worden.
U hoeft geen IT'er te zijn hiervoor, gewoon een zakelijk gebruiker die
zijn/haar wensen noteert. Want om op restaurant te gaan moet
u zelf ook geen kok zijn. Maar u moet wel kiezen en bestellen wat u graag zou eten.
2. Kies voor een toekomstgerichte,
bedrijfszekere oplossing: continuïteit en flexibiliteit zijn meer dan ooit de belangrijkste
criteria
Tijdens uw zoektocht naar dé juiste
software dienen zich misschien meerdere oplossingen aan. Wees er u echter van
bewust dat de keuze voor bepaalde bedrijfssoftware een keuze is voor de
komende 5 à 10 jaar. Hou dus ook rekening met uw functionele eisen van de
toekomst. En met de garanties die de software biedt om met uw bedrijf mee te
evolueren. Dat bedrijfssoftware mobiel moet zijn en kan werken op elk toestel
is vandaag de dag vanzelfsprekend. Dat uw bedrijfssoftware moet integreren met
Office is eveneens een basisvereiste. Maar toets ook eens af of leveranciers staan inzake artificiële intelligentie, big data, internet of
things enz. Want dat zijn de nieuwe speerpunten in bedrijfssoftware geworden.
En daaraan ziet u ook in hoeverre een leverancier mee is of niet. Kijk zeker
ook eens naar hun financiële balansen. Want zij zullen u ook veel leren over de
haalbaarheid van toekomstige updates, upgrades en innovaties. Want misschien is
dat budget er niet … en zijn er geen jaarlijkse updates of upgrades, laat staan een plan voor de toekomst.
Continuïteit en flexibiliteit zijn meer dan ooit de belangrijkste criteria voor nieuwe
bedrijfssoftware. Want u wilt gerust zijn dat uw investering in
bedrijfssoftware lang meegaat. Dus wilt u continuïteit van uw leverancier(s). Maar ook flexibiliteit. Omdat uw bedrijf of behoeften in de loop der jaren mogelijks ook gaan veranderen, en hier of daar toch wat maatwerk of uitbreiding of apps wenselijk zijn. En u wilt niet binnen een paar jaar
met een failliete leverancier of verouderd pakket zitten. Of met een
cloudpakket van een leverancier die u vasthoudt. Of die niets wil veranderen aan zijn pakket voor u. Los van deze ongemakken implementeert u ook niet 1-2-3 een nieuw pakket in geval
van problemen. Dus timing is ook een issue.
Want we moeten het stellen zoals het is:
vandaag de dag kost het zeer veel geld om een softwarepakket up-to-date te
houden. En niet iedere softwarebouwer heeft voldoende middelen om te innoveren.
Of om nieuwe dingen in te bouwen. Meer en meer kleinere spelers, hoe sympathiek
ook, kunnen die investeringen vaak niet meer opbrengen. En deze economische
realiteit zien we elk jaar spijtig genoeg opnieuw in de statistieken (het
aantal faillissementen in de IT ligt hoog en hoger dan in andere branches).
Wij spreken hier zelf ook uit eigen ervaring. In 2003 hadden wij ook nog een eigen
softwarepakket met 150 klanten op. Maar we zijn daar ook mee moeten stoppen
omdat het te veel kostte om ons eigen pakket up-to-date te houden, aan te
passen aan de nieuwe versies van Windows, Office enz. En toen was er nog geen
sprake van apps, mobiele software, smartphones of artificiële intelligentie.
Vandaag gaat alles nog veel sneller. En alles is nog vele keren duurder om te
onderhouden dan toen in 2003 … . Dit is misschien geen prettige boodschap voor
u om te lezen. Maar het is wel een belangrijke economische realiteit vandaag de
dag. En een goedbedoelde tip.
Daarnaast stellen we ook vast dat er meer en meer standaardpakketten op de markt zijn. Vaak zien die er goed uit, maar laten ze geen enkele aanpassing, uitbreiding of wat maatwerk toe. Zij zijn dus beperkt en vormen voor sommige bedrijven al snel een te straks keurslijf. Jaarlijks tekenen wij nieuwe klanten op die afstappen van die standaardpakketten omdat ze te rigide bleken te zijn. En niets kunnen of willen veranderen voor uw bedrijf. Voor wie denkt op wat langere termijn zijn zulke 100% standaardpakketten ons insziens dus niet de beste keuze.
3. Maak voldoende tijd vrij voor het
project
Een implementatie van ERP software doe je er niet “even“ bij. Een
grondige aanpak en planning zijn noodzakelijk. Het is daarom ook aangeraden om
enkele sleutelmedewerkers aan te duiden die intensief betrokken zullen worden
bij de implementatie. Deze sleutelmedewerkers zullen beschikbaar moeten zijn
bij de analyse en definitie van de procedures. In een latere fase spelen zij
een belangrijke rol bij de invoer en conversie van gegevens. En ook bij de opleiding en
ondersteuning van andere medewerkers zijn zij de eerste aanspreekpunten in uw organisatie.
4. Durf prioriteiten te bepalen en faseer uw project
U kiest die software die het meest
aan uw eisen voldoet. Deze software kan meestal echter nog veel meer. De
verleiding is dan soms groot om ineens te veel te willen. Met een langdurige
implementatie tot gevolg. En meer kans op mislukking. Daarom zeker de tip: bepaal op voorhand goed uw prioriteiten en faseer de implementatie. Eerst de
echte noden en daarna de optimalisatie. Faseer uw project ook in de tijd, want een stap-voor-stap implementatie is aanbevolen boven een implementatie die alle afdelingen tegelijk doet overschakelen op een nieuw systeem. Zo leert uw bedrijf ook stap-voor-stap bij en verkleint u mogelijke risico's.
Veel succes!