Tips voor een succesvolle implementatie van nieuwe bedrijfssoftware
Overweegt u de implementatie van nieuwe bedrijfssoftware in uw onderneming? Heel goed! Dit zijn er 4 tips die we u graag meegeven om uw selectietraject tot een succesvol einde te brengen. En om vervolgens vele jaren plezier van uw nieuwe software te hebben.
1. Leg de focus op uw bedrijfsprocessen en functionele wensen, niet op de technologie - want technologie is een middel, geen doel
|
|
Wanneer u bedrijfssoftware implementeert moet de focus op de bedrijfsprocessen liggen. Belangrijk is wat de software functioneel bijbrengt. Breng daarom uw processen grondig in kaart. En bekijk met uw implementatiepartner hoe deze in de nieuwe implementatie vertaald worden. U hoeft geen IT'er te zijn hiervoor, gewoon een zakelijk gebruiker die zijn/haar zakelijke wensen in kaart brengt. Want om op restaurant te gaan moet u ook geen kok zijn.
|
2. Kies voor een toekomstgerichte, bedrijfszekere oplossing: continuïteit is meer dan ooit het belangrijkste criterium
|
|
Tijdens uw zoektocht naar dé juiste software dienen zich misschien meerdere oplossingen aan. Wees er u echter van bewust dat de keuze voor bepaalde bedrijfssoftware een keuze is voor de komende 7 à 10 jaar. Hou dus rekening met uw functionele eisen van de toekomst. En met de garanties die de software biedt om met uw bedrijf mee te evolueren. Dat bedrijfssoftware mobiel moet zijn en kan werken op elk toestel is vandaag de dag vanzelfsprekend. Dat uw bedrijfssoftware moet integreren met Office is eveneens een basisvereiste. Maar toets ook eens af hoe ver leveranciers staan inzake artificiële intelligentie, big data, internet of things enz. Want dat zijn de nieuwe speerpunten in bedrijfssoftware geworden. En daaraan ziet u ook in hoeverre een leverancier mee is of niet. Kijk zeker ook eens naar hun financiële balansen. Want zij zullen u ook veel leren over de haalbaarheid van toekomstige updates, upgrades en innovaties. Want misschien is dat budget er niet. Continuïteit is meer dan ooit het belangrijkste argument voor nieuwe bedrijfssoftware. Want u wilt gerust zijn dat uw investering in bedrijfssoftware lang meegaat. En u wilt niet binnen een paar jaar met een failliete leverancier of verouderd pakket zitten. Of met een cloudpakket van een leverancier die u vasthoudt. En daarnaast implementeert u ook niet 1-2-3 een nieuw pakket in geval van problemen. Dus timing is ook een issue. Want we moeten het stellen zoals het is: vandaag de dag kost het zeer veel geld om een softwarepakket up-to-date te houden. En niet iedere softwarebouwer heeft voldoende middelen om te innoveren. Of om nieuwe dingen in te bouwen. Meer en meer kleinere spelers, hoe sympathiek ook, kunnen die investeringen vaak niet meer opbrengen. En deze economische realiteit zien we elk jaar spijtig genoeg opnieuw in de statistieken (het aantal faillissementen in de IT ligt hoog en hoger dan in andere branches). Wij spreken hier zelf ook uit eigen ervaring. In 2003 hadden wij ook een eigen softwarepakket met 150 klanten op. Maar we zijn daar ook mee moeten stoppen omdat het te veel kostte om ons eigen pakket up-to-date te houden, aan te passen aan de nieuwe versies van Windows, Office enz. En toen was er nog geen sprake van apps, mobiele software, smartphones of artificiële intelligentie. Vandaag gaat alles nog veel sneller. En alles is nog vele keren duurder om te onderhouden dan toen in 2003 … . Dit is misschien geen prettige boodschap voor u om te lezen. Maar het is wel een belangrijke economische realiteit vandaag de dag. En een goedbedoelde tip.
|
3. Maak voldoende tijd vrij voor het project
|
|
Een implementatie van ERP software doe je er niet “even“ bij. Een grondige aanpak en planning zijn noodzakelijk. Het is daarom ook aangeraden om enkele sleutelmedewerkers aan te duiden die intensief betrokken zullen worden bij de implementatie. Deze sleutelmedewerkers zullen beschikbaar moeten zijn bij de analyse en definitie van de procedures. En in een latere fase spelen zij een belangrijke rol bij de invoer en conversie van gegevens. En de opleiding en ondersteuning van andere medewerkers.
|
4. Durf prioriteiten te bepalen
|
|
U kiest die software die het meest aan uw eisen voldoet. Deze software kan meestal echter nog veel meer. De verleiding is dan soms groot om ineens te veel te willen. Met een langdurige implementatie tot gevolg en meer kans op mislukking. Daarom zeker de tip: Bepaal op voorhand goed uw prioriteiten en faseer de implementatie. Eerst de echte noden en daarna de optimalisatie.
|