Dynamics NAV is de basis voor de meest complete bedrijfssoftware die u voor uw bedrijf kan vinden!

Tips voor de succesvolle implementatie van bedrijfssoftware

Overweegt u nieuwe bedrijfssoftware te implementeren?
Maar weet u niet goed hoe u dit best kan aanpakken?
Kunnen wij u helpen met tips voor deze projecten?

 

Overweegt u de implementatie van nieuwe bedrijfssoftware in uw onderneming? Heel goed! Dit zijn er 4 tips die we u graag meegeven om uw selectietraject tot een succesvol einde te brengen. En om vervolgens vele jaren plezier van uw nieuwe software te beleven.

Leg de focus op uw  bedrijfsprocessen en functionele wensen, niet op technologie

Wanneer u bedrijfssoftware implementeert moet de focus op de bedrijfsprocessen liggen. Belangrijk is wat de software functioneel bijbrengt aan uw bedrijf. Breng dus daarom uw processen eerst zelf eens in kaart. Maak zelf ook wat huiswerk en zet (ook voor uzelf) eens op papier wat u in grote lijnen zoekt (voor welke afdeling). Dat hoeft geen detailstudie te zijn, maar het moet toch zeker de hoofdlijnen bevatten. Want u gaat ook niet onvoorbereid een huis bouwen. En zo hebt u ook een basis om met uw implementatiepartner te kijken hoe uw processen in de nieuwe software uitgevoerd worden. 

U hoeft geen IT’er te zijn hiervoor, gewoon een zakelijk gebruiker die zijn/haar wensen noteert. Want om op restaurant te gaan moet u zelf ook geen kok zijn. Maar u moet wel kiezen en bestellen wat u graag zou eten.

Een Excel lijstje maken met wat u per afdeling zou willen kunnen doen, kan al een goed startpunt zijn om gesprekken met leveranciers aan te gaan en/of demo’s te bekijken. Want het hoeft niet ingewikkeld te zijn.

 

Kies voor een bedrijfszekere en vooral toekomstgerichte oplossing: continuïteit is zeer belangrijk

Tijdens uw zoektocht naar dé juiste software dienen zich misschien meerdere oplossingen aan. Wees er u echter van bewust dat de keuze voor bepaalde bedrijfssoftware een keuze is voor de komende 5 à 10 jaar. Hou dus ook rekening met uw functionele eisen van de toekomst. En met de garanties die de software biedt om met uw bedrijf mee te evolueren. Dat bedrijfssoftware mobiel moet zijn en kan werken op elk toestel is vandaag de dag vanzelfsprekend. Dat uw bedrijfssoftware moet integreren met Office is eveneens een basisvereiste. Maar toets ook eens af of leveranciers staan inzake artificiële intelligentie, big data, internet of things enz. Want dat zijn de nieuwe speerpunten in bedrijfssoftware geworden. En daaraan ziet u ook in hoeverre een leverancier mee is of niet. Kijk zeker ook eens naar hun financiële balansen. Want zij zullen u ook veel leren over de haalbaarheid van toekomstige updates, upgrades en innovaties. Want misschien is dat budget er niet … en zijn er geen jaarlijkse updates of upgrades, laat staan een plan voor de toekomst.

Continuïteit en flexibiliteit zijn meer dan ooit de belangrijkste criteria voor nieuwe bedrijfssoftware. Want u wilt gerust zijn dat uw investering in bedrijfssoftware lang meegaat. Dus wilt u continuïteit van uw leverancier(s). Maar ook flexibiliteit. Omdat uw bedrijf of behoeften in de loop der jaren mogelijks ook gaan veranderen, en hier of daar toch wat maatwerk of uitbreiding of apps wenselijk zijn. En u wilt niet binnen een paar jaar met een failliete leverancier of verouderd pakket zitten. Of met een cloudpakket van een leverancier die u vasthoudt. Of die niets wil veranderen aan zijn pakket voor u. Los van deze ongemakken implementeert u ook niet 1-2-3 een nieuw pakket in geval van problemen. Dus timing is ook een issue. 

Want we moeten het stellen zoals het is: vandaag de dag kost het zeer veel geld om een softwarepakket up-to-date te houden. En niet iedere softwarebouwer heeft voldoende middelen om te innoveren. Of om nieuwe dingen in te bouwen. Meer en meer kleinere spelers, hoe sympathiek ook, kunnen die investeringen vaak niet meer opbrengen. En deze economische realiteit zien we elk jaar spijtig genoeg opnieuw in de statistieken (het aantal faillissementen in de IT ligt hoog en hoger dan in andere branches)

Wij spreken hier zelf ook uit eigen ervaring. In 2003 hadden wij ook nog een eigen softwarepakket met 150 klanten op. Maar we zijn daar ook mee moeten stoppen omdat het te veel kostte om ons eigen pakket up-to-date te houden, aan te passen aan de nieuwe versies van Windows, Office enz. En toen was er nog geen sprake van apps, mobiele software, smartphones of artificiële intelligentie. Vandaag gaat alles nog veel sneller. En alles is nog vele keren duurder om te onderhouden dan toen in 2003 … . Dit is misschien geen prettige boodschap voor u om te lezen. Maar het is wel een belangrijke economische realiteit vandaag de dag. En een goedbedoelde tip.

Daarnaast stellen we ook vast dat er meer en meer standaardpakketten op de markt zijn. Vaak zien die er goed uit, maar laten ze geen enkele aanpassing, uitbreiding of wat maatwerk toe. Zij zijn dus beperkt en vormen voor sommige bedrijven al snel een te straks keurslijf. Jaarlijks tekenen wij nieuwe klanten op die afstappen van die standaardpakketten omdat ze te rigide bleken te zijn. En niets kunnen of willen veranderen voor uw bedrijf. Voor wie denkt op wat langere termijn zijn zulke 100% standaardpakketten ons insziens dus niet de beste keuze.

 

Maak voldoende tijd en goede mensen vrij voor het project

Een implementatie van ERP of CRM software doe je er niet “even“ bij. Want het zijn belangrijke projecten met organisatorische impact.

Een grondige aanpak en planning zijn noodzakelijk. Het is daarom ook aangeraden om enkele sleutelmedewerkers aan te duiden die intensief betrokken zullen worden bij de implementatie. Deze sleutelmedewerkers zijn nodig bij de analyse en definitie van de procedures. Want zij weten ook vaak wat er op de werkvloer leeft, zodat zij de nodige inzichten kunnen bijbrengen. Zowel in de voorbereiding als achteraf. En in een latere fase spelen zij een belangrijke rol bij de invoer en conversie van gegevens. Maar ook bij de opleiding en ondersteuning van andere medewerkers zijn zij de eerste aanspreekpunten in uw organisatie.

Goede sleutelmedewerkers vrijmaken is belangrijk. En dat kan voor henzelf ook een interessante promotie zijn. Zodat het een win-win is voor iedereen.

 

Durf prioriteiten bepalen en faseer uw project

U kiest die software die het meest aan uw eisen voldoet. Maar deze software kan meestal nog veel meer.

De verleiding is dan soms groot om ineens te veel te willen. Met een langdurige implementatie tot gevolg. En meer kans op mislukking. Daarom zeker deze tip: bepaal op voorhand goed uw prioriteiten en faseer de implementatie. Eerst de echte noden en daarna de optimalisatie. Faseer uw project ook in de tijd, want een stap-voor-stap implementatie is aanbevolen boven een implementatie die alle afdelingen tegelijk doet overschakelen op een nieuw systeem. Zo leert uw bedrijf ook stap-voor-stap bij. En verkleint u mogelijke risico’s op een mislukking links of rechts.

Veel succes met uw project!

Ontdek hier meer over onze oplossingen voor digitalisering

ERP & CRM software

Hardware & systemen

Business Consulting

Cloud oplossingen

Planning software

Totaal oplossingen

Office & SharePoint

Apps & webportalen

Klanten vertellen waarom zij kiezen voor de oplossingen van Offimac

De mensen van Offimac zijn net zoals wij ondernemers. Met hun software sturen wij al onze bedrijven aan, van order intake naar productie- en capaciteitsplanning, logistiek, transportplanning, facturatie, boekhouding etc.

Al meer dan 20 jaar werken we succesvol en met plezier samen.

Robert Zegveld

Sales Director, E-MAX Aluminium