Paperless office van offimac = minder papier, minder kosten, sneller
Elke organisatie kent de doorstroming van papier (facturen, nota's, leveringsbonnen, fax, ...). Wilt u uw papierenstromen en processen beheren met minimale kosten en maximale efficiëntie? Wil je de inkomende facturen beter beheren, sneller en efficiënter te verwerken? Een paperless office is dé perfecte oplossing, en Offimac kan u hiermee helpen. Start vandaag nog met een paperless office !
Paperless office, wat is het?
In een paperless office gaan we het gebruik van papier zoveel mogelijk elimineren, soms zelfs volledig. Hoofdzakelijk worden hierbij nieuwe technieken ingezet en gaan er bepaalde processen veranderen (bv; digitaliseren van alle documenten) waarin u de medewerkers, maar ook uw klanten in betrekt.
Waarom investeren in paperless office?
Gezien de huidige technologische evolutie werkt iedereen dagelijks op een computer, maakt gebruik van een mobiele telefoon of heeft een tablet ter beschikking. Toch hebben nog niet veel bedrijven de stap naar een compleet paperless office gezet omdat ze nu eenmaal gewend zijn om documenten te printen en fysiek op te slaan in de archiefkasten.
Het is echter belangrijk om de stap naar een paperless office niet langer uit te stellen want door een paperless office zal er ruimte ontstaan voor andere belangrijkere zaken. Hierdoor zal de productiviteit in uw onderneming stijgen. Daarnaast brengt een paperless office diverse voordelen met zich mee:
- Een paperless office laat u toe om sneller uw documenten en processen beheren
- Een paperless office zorgt voor maximale efficiëntie
- Dankzij paperless office kan uw onderneming duurzaam ondernemen
- Besparing op uitgaven aan papier
- Minder printkosten
- Zo weinig mogelijke extra manuele handelingen (kopiëren, controleren, ...)
- Besparing in personeel en/of personeelskosten
- Minder afwachten 'totdat het uit het bakje gehaald en bekeken is'
- Minder tot geen verlies van documenten
- Paperless office software zorgt ervoor dat het juiste document bij de juiste persoon terecht komt.
- Automatische controles en afpuntingen mogelijk (mits workflows)
- Sneller acties kunnen nemen (zoals bijvoorbeeld kortingen contant op facturen)
- Documenten waar u "van overal" aankan
- Traceerbaarheid
- Snelle en efficiënte verwerking van bvb inkomende facturen
Paperless office in de praktijk
Group Jansen
Group Jansen uit Meeuwen is een toonaangevende bouwgroep met oog voor innovatie. Met een geconsolideerde omzet van ongeveer 120 miljoen euro en 500 medewerkers is Group Jansen een belangrijke speler in de Belgische bouwwereld. Zij maken al enkele jaren gebruik van Microsoft Dynamics NAV van Offimac als bedrijfsoplossing
Probleemstelling
Group Jansen kampte na de implementatie van Microsoft Dynamics NAV nog steeds met een aanzienlijk efficiëntieverlies bij het beheersen van de omvangrijke documentenstroom. Het goedkeuringstraject voor de aankoopfacturen nam 5 à 10 dagen in beslag.
Paperless office als oplossing
Na een evaluatie van verschillende oplossingen voor een paperless office opteerde Group Jansen voor PPM.net, de oplossing van Ex Arte die volledige integratie met Microsoft Dynamics toelaat.
Vital Driesen, informaticaverantwoordelijke bij Group Jansen: “Uit een demonstratie van PPM.net, de oplossing van Ex Arte, bleek dat dit de enige oplossing was die perfect te integreren is met Microsoft Dynamics NAV. Zo konden wij het hele goedkeuringsproces van documenten via één systeem laten verlopen. Nu wij het pakket in gebruik hebben, zijn wij in de wolken over het gebruiksgemak en de flexibiliteit van PPM.net.”
Paperless office = intelligent digitaliseren
Vroeger werd er binnen Group Jansen van elk binnenkomend factuur maar liefst 2 tot 3 fotokopijen gepakt. Deze vertrokken dan voor een langdurig goedkeuringstraject naar één of meerdere personen binnen Group Jansen. Gemiddeld moest er van 5 tot 10 dagen gewacht worden vooraleer een factuur goedgekeurd werd.
Vandaag worden alle inkoopfacturen door de boekhouding voorzien van een identificatielabel door PPM.net gecreëerd en worden de facturen ingescand. Via OCR (Optical Character Recognition) worden de factuurgegevens herkend en geïmporteerd binnen Microsoft Dynamics NAV. Het nummer van dit label blijft trouwens binnen NAV de unieke identificatie van elke factuur zolang ze nog niet ingeboekt is.
Indien alle gegevens op de factuur kloppen, kan de boekhouding de factuur meteen goedkeuren. Wanneer dat niet het geval is, wordt door PPM.net een procedure voor elektronische goedkeuring in gang gezet.
Een hele verbetering volgens Anita Bloemen, verantwoordelijke boekhouding: “Vandaag zijn de facturen goedgekeurd op minder dan één dag. Het systeem stuurt immers twee e-mails per dag uit naar de betrokkenen: één om 11 uur en één om 15 uur”.
Klantengetuigenis van Group Jansen over onze paperless office implementatie »
Interesse in onze paperless office oplossing?
Wil je graag meer weten over onze paperless office software of wil je eens bekijken wat onze paperless office software voor uw onderneming kan betekenen? Mail ons dan of gebruik het contactformulier.
Online demo?
Snel naar specifieke software voor uw sector:
Verhuur | Distributie & Handel | Bouw | Productie | Installatiebedrijven | Service | Drukkerij & Printing | Zakelijke Dienstverlening
Snel naar onze andere oplossingen:
Mobiele ERP | CRM Software | Planningssoftware | Business Consulting | Documentmanagement | Paperless Office | ICT-Infrastructuur | Microsoft Dynamics NAV