Bouwgroep Jansen uit Meeuwen maakt komaf met papieren documenten

Dit artikel in PDF-formaat downloaden: klik hier.

Group Jansen uit Meeuwen is een toonaangevende bouwgroep die innovatie hoog in het vaandel draagt. Sinds jaren maakt de groep gebruik van Microsoft Dynamics NAV als bedrijfsoplossing; Jansen heeft hiervoor een uitstekende samenwerking met informaticapartner Offimac.

Toch bleef Jansen kampen met een aanzienlijk efficiëntieverlies bij het beheersen van de omvangrijke documentenstroom. Het goedkeuringstraject voor aankoopfacturen nam bijvoorbeeld 5 à 10 dagen in beslag. Na een evaluatie van verschillende oplossingen voor documentbeheer opteerde Group Jansen voor PPM.net, de oplossing van Ex Arte die volledig geïntegreerd is met Microsoft Dynamics.

PPM.net bood niet enkel een oplossing voor het archiveren en stroomlijnen van het goedkeuringsproces van facturen, maar paste ook in de strategische visie van Group Jansen om kennis en informatie te kunnen delen met iedere medewerker.

Groeien door te innoveren
Group Jansen, gevestigd in het Limburgse Meeuwen, is met een geconsolideerde omzet van ongeveer 120 miljoen euro en 500 medewerkers een belangrijke speler in de Belgische bouwwereld.

De groep is 36 jaar geleden ontstaan rond Jansen Afwerkingsbedrijf, in België marktleider op het vlak van binnenafwerking van gebouwen: klimaatplafonds, isolerende en beschermende technieken, cleanrooms, verhoogde vloeren, verplaatsbare wanden, schrijnwerkerij en traditionele afwerkingactiviteiten.

De tweede poot binnen Group Jansen is Jansen Products, de producent van verhoogde vloeren. Jansen Products is met een jaaromzet van ruim 15 miljoen euro de nummer twee van Europa: negentig procent van de productie is bestemd voor het buitenland. Jansen Products is vertegenwoordigd in maar liefst 45 landen.

De groep blijft op een gezonde manier diversifiëren met Immo Jansen, Cleanroom Systems Belgium, Maars Jansen Concepts en een joint venture met Renotec.

Strategische visie
Sinds 2007 heeft Nadia Jansen de leiding van de groep overgenomen van haar vader René Jansen. En Group Jansen blijft trouw aan haar strategie om steeds opnieuw te zoeken naar nieuwe opportuniteiten om te groeien en te innoveren.

Nadia Jansen, gedelegeerd bestuurder bij Group Jansen: “Group Jansen wil de referentie zijn voor vernieuwing in de bouwsector. Deze spirit van innovatie vind je terug in alle vezels van het bedrijf: wat we kunnen automatiseren, zullen we ook automatiseren. Zonder geïntegreerd informatiesysteem zou ons bedrijf niet te
besturen zijn.”

De implementatie van Microsoft Dynamics NAV en aansluitend PPM.net paste in de strategische visie van Group Jansen om zoveel mogelijk kennis te bundelen binnen één pakket, om deze kennis ook gemakkelijker te kunnen delen met anderen.

Een rijke geschiedenis met Microsoft Dynamics NAV
Group Jansen koos resoluut voor Microsoft Dynamics NAV als standaardplatform binnen de gehele groep. Bij Jansen Products werd al zelfs versie 5.0 geïmplementeerd.

Naast Microsoft Dynamics NAV is Microsoft Excel een onmisbaar instrument in de dagelijkse bedrijfsvoering bij Jansen. Het programma blijft immers een centrale rol spelen bij de complexe calculatieberekeningen binnen de groep. Calculaties worden in Excel uitgevoerd en pas nadat een project verkocht is, geïmporteerd in Microsoft Dynamics. Deze gegevens dienen dan als basis voor de werkvoorbereiding die verder in Microsoft Dynamics NAV wordt uitgevoerd.

Jansen heeft Offimac uitgekozen als IT-partner. Vital Driesen, informaticaverantwoordelijke bij Group Jansen: “Offimac is een uitstekend huis met heel wat ervaring in de bouwsector. Zij weten steeds snel en accuraat onze wensen te beantwoorden. En zo werken wij zelf ook graag.”

Nieuwe oplossing voor Paperless Process Management
Nadat de bedrijfsprocessen geautomatiseerd waren met Microsoft Dynamics NAV, bleef het hele proces van opvragen, goedkeuren en archiveren van de papieren documentenstroom een netelig probleem.

Group Jansen onderwierp een achttal pakketten voor documentbeheer aan een evaluatie. Ze bleken allemaal wel een oplossing te bieden voor het digitaal inscannen en archiveren, maar bij de meeste oplossingen bleek het gebrek aan integratie met de bedrijfsoplossing een ernstige tekortkoming.

Vital Driesen: “Uit een demonstratie van PPM.net, de oplossing van Ex Arte, bleek dat dit de enige oplossing was die perfect te integreren is met Microsoft Dynamics NAV. Zo konden wij het hele goedkeuringsproces van documenten via één systeem laten verlopen. Nu wij het pakket in gebruik hebben, zijn wij in de wolken over het gebruiksgemak en de flexibiliteit van PPM.net.”

Inefficiënt en tijdrovend papier
Anita Bloemen, verantwoordelijke voor de controle van inkoopfacturen: “Vroeger namen wij van iedere binnenkomende factuur maar liefst 2 of 3 fotokopijen. Deze kopijen vertrokken dan voor een langdurig goedkeuringstraject naar één of meerdere personen in de organisatie. Gemiddeld moesten we 5 à 10 dagen wachten vooraleer een factuur goedgekeurd was.”

Nadia Jansen voegt eraan toe: “Ik ben vaak op verplaatsing. Stapels documenten bleven veel te lang op mijn bureau op een handtekening wachten”.

Maar ook het archiveren en achteraf raadplegen van documenten zorgde voor de nodige hoofdbrekens. “Medewerkers kwamen constant bij de boekhoudafdeling langs om één of andere factuur op te vragen. Dit was niet alleen voor ons, maar ook voor de medewerkers zelf puur tijdverlies”, aldus Anita Bloemen.

Intelligent digitaliseren
Vandaag worden alle inkoopfacturen door de boekhouding voorzien van een identificatielabel dat door PPM.net wordt gecreëerd. Daarna worden de facturen ingescand. Via OCR (Optical Character Recognition) worden de factuurgegevens herkend en geïmporteerd binnen Microsoft Dynamics NAV. Het nummer van dit label blijft trouwens binnen NAV de unieke identificatie van elke factuur zolang ze nog niet ingeboekt is.

Indien alle gegevens op de factuur kloppen, kan de boekhouding de factuur meteen goedkeuren. Wanneer dat niet het geval is, wordt door PPM.net een procedure voor elektronische goedkeuring in gang gezet.

Valideren
Vital Driesen: “Wij hebben voor de goedkeuring van inkoopfacturen vier verschillende goedkeuringstrajecten gedefinieerd. Wanneer bijvoorbeeld de prijzen niet kloppen, krijgt de aankoopdienst een bericht om actie te ondernemen. Wanneer de aantallen verkeerd zijn, gaat het bericht naar de werkvoorbereider. En wanneer zowel de prijzen als de aantallen niet kloppen, initieert het systeem een goedkeuringstraject naar zowel de aankoper als de werkvoorbereider. Wanneer deze laatste niet tijdig reageert, krijgt de projectleider dan weer een bericht.”

Anita Bloemen, verantwoordelijke boekhouding: “Vandaag zijn de facturen goedgekeurd op minder dan één dag. Het systeem stuurt immers twee e-mails per dag uit naar de betrokkenen: één om 11 uur en één om 15 uur”.

Nadia Jansen: “Ook als ik op verplaatsing ben, blijft mijn werk niet liggen: ik kan overal alle informatie raadplegen én facturen goedkeuren.”

Raadplegen
Het is typisch voor een bedrijf met complexe projecten dat men vaak oude facturen moet raadplegen. Vandaag is Group Jansen niet meer gebonden aan papieren documenten, maar kan iedere medewerker meteen alles elektronisch opvragen vanop zijn eigen computer. Bovendien is het document meteen gekoppeld aan de relevante projectinformatie in Microsoft Dynamics NAV.

Toekomst
Nu Group Jansen alles binnen één systeem heeft gecentraliseerd, wordt het ook veel gemakkelijker om statistieken op te vragen voor het nemen van strategische beslissingen. Het bedrijf gaat dan ook verder investeren in een Business Intelligence-oplossing.

Nadia Jansen: “Welke omzet hebben we gehaald per product, productgroep of leverancier? Welke leveranciers zijn het voorbije jaar het sterkst gegroeid? Gegevens die we nu mits enige inspanning verzamelen, zullen met een BI oplossing veel sneller beschikbaar zijn. Ook op verplaatsing zullen we online alle belangrijke cijfers kunnen raadplegen om onze onderhandelingen met leveranciers kracht bij te zetten.”

Iets voor u? Gratis advies? Online Demo? Geef een seintje!

Vul onderstaande in en we nemen zo snel mogelijk contact met u op! Of bel Max op 0800 11 137!
Naam
*
E-mail
*
Telefoon
U wenst info over:
*
Vraag:

Klanten vertellen

"Dankzij Microsoft Dynamics NAV en Offimac konden we 5 man uitsparen in orderverwerking. Dat is een jaarlijkse besparing van 10% in personeelskosten!"

Quote
Luc Schreurs
Algemeen Directeur
Group Schreurs

"Offimac overtuigde ons met haar sterke software voor de Bouw. Na een succesvolle implementatie hebben wij ook heel onze hardware aan hen toevertrouwd. Alle ICT bij 1 partner: dat is gewoon makkelijk, goedkoop én efficiënt."

Quote
Christophe Suerickx
CEO
Group Suerickx

"Projecten en techniek zijn de kern van onze business, maar finaal draait het om de centen. Dankzij Offimac weten we op elk moment waar we staan, op elk niveau."

Quote
Erwin Bobbaerts
Bestuurder
Louis Stevens & Co

"Of het nu gaat om projectbeheer, productie, documentbeheer of managementrapportering, Offimac is een IT-bedrijf dat onze noden perfect begrijpt en invult."

Quote
Nadia Jansen
CEO
Building Group Jansen

"Offimac zijn bescheiden Limburgers. Maar hun aanpak, implementatie en support zijn gewoon top."

Quote
Op aanvraag
IT-manager
NAV klant die overstapte naar Offimac

"Voor de prijs van een middenklasse wagen heb ik dankzij Offimac een heel efficiënt bedrijf gekregen. Dit is een investering die me elke dag geld opbrengt."

Quote
Niels Bollen
Directeur
Nibotechnics

"De mensen van Offimac zijn net zoals wij ondernemers. Met hun software sturen wij heel ons bedrijf aan, van order intake naar productie- en capaciteitsplanning, logistiek, transportplanning, facturatie, etc."

Quote
Robert Zegveld
Commercieel directeur
E-MAX Aluminium

"Omdat we zelf geen IT-afdeling in huis hebben, is het voor ons belangrijk met een IT-partner te kunnen samenwerken met korte communicatielijnen en snelle reactietijden. Offimac is zulk een partner."

Quote
Serge Tremblez
General Manager
Eurorent

"Microsoft Dynamics NAV ERP van Offimac is het overkoepelend softwareplatform dat ons toelaat al 10 jaar onafgebroken 30% per jaar te blijven groeien."

Quote
Wido Bourel
General Manager
Rajapack Benelux

"Dankzij Microsoft Dynamics NAV van Offimac sparen we massa's tijd uit. Klanten worden sneller en correcter bediend en kunnen tot op het laatste moment wijzigingen doorgeven, waardoor zij heel tevreden zijn over onze service."

Quote
Giovanni Oliveri
General Manager
Louis Widmer Benelux

"Met Offimac-software plannen en leveren wij jaarlijks meer dan 20.000 service- en installatiebeurten doorheen gans België. Met succes."

Quote
Jean Paul Van Kerkhoven
CEO
Aquacare International

"CAD/CAM-gegevens worden automatisch geïmporteerd in ons ERP-systeem, en van daaruit verder gebruikt voor alle productie- en logistieke processen. Dat is efficiënt productiemanagement, zonder dubbel werk of extra administratie."

Quote
Jef Claes
Financieel directeur
ATM

"Dankzij de Microsoft Dynamics NAV-oplossing van Offimac zijn we verder kunnen groeien zonder extra personeel aan te werven. Er staat een pak minder cash vast, binnen het kwartier kan ik een volledige winkel auditen én optimaliseren, doorbestellen gaat supersnel en ik kan zeer snel trends detecteren. Bijzonder efficiënt."

Quote
Luc Schreurs
Algemeen Directeur
Group Schreurs