Groep de Condé verhoogt efficiëntie en overwint bergen aankoopfacturen met Ex Arte DMS

Dit artikel in PDF-formaat downloaden: klik hier.

Groep de Condé, een uit de kluiten gewassen familiale onderneming gespecialiseerd in banden, zocht een manier om duizenden aankoopfacturen sneller te verwerken en zijn hele administratie nog performanter te maken. Ex Arte verzorgde de naadloze integratie van Ex Arte DMS (Document Management System) met Microsoft Dynamics NAV (ERP). De grote impact van deze ingreep – een enorme efficiëntieverbetering – oversteeg zelfs de verbeelding van de directie.

Groep de Condé werd opgericht in 1934 en is intussen uitgegroeid tot een grootschalig familiebedrijf met 15 bandencentrales in België voor bedrijven en particulieren. In 1974 opende de groep in Kiewit het Limburgs Bandag Bedrijf, waar vrachtwagen en industriële voertuigen terecht kunnen voor het herrubberen van banden. In 1978 werd Decoba opgericht. Deze groothandel is volledig onafhankelijk en levert banden van alle merken aan collega-bandenspecialisten en garagisten. Tot slot is er nog EBTS (European Breakdown Tyre and Technical Services), een pechverhelpingsdienst voor transportbedrijven, goed voor zo’n 70.000 depannages per jaar over heel Europa. Groep de Condé realiseert een geconsolideerde omzet van 70 miljoen Euro en telt vandaag zo’n 275 medewerkers. “Wij hebben al drie generaties lang een bijzondere band met de klant. De laatste tien jaar zijn we getransformeerd van een traditioneel retailbedrijf naar een rasechte serviceorganisatie”, legt CFO Nick Wuestenbergs uit.

“98% van de facturen wordt correct herkend door de scanner, een gigantische tijdwinst. Bovendien heb ik een compleet overzicht. Vroeger was elke onbetaalde factuur de schuld van de boekhouding, nu is iedereen verplicht zijn verantwoordelijkheid te nemen.”
Ann Bergs, administratief verantwoordelijke, Groep de Condé

Achterstand van één maand weggewerkt
EBTS en de bandenactiviteiten zijn samen goed voor zo’n 4.000 inkomende facturen per maand. De facturatieafdeling kreeg de lijvige mappen met papieren facturen niet tijdig verwerkt en kende een vertraging van één maand. “Er moest iets gebeuren want de achterstand verstoorde niet alleen het overzicht op correcte bedrijfsgegevens, maar was tevens een handicap voor de maandelijkse btw-aangifte”, aldus Nick Wuestenbergs.

Al tien jaar is Groep de Condé een tevreden gebruiker van het ERP-pakket Microsoft Dynamics NAV. Deze software is het administratieve hart van de Groep voor het beheer van boekhouding, facturatie, verkoop, aankoop, magazijn, logistiek en filialen. Het was Offimac die destijds deze oplossing bij de Condé installeerde. Groep de Condé wou nog sneller en efficiënter kunnen werken en zocht een oplossing die, perfect geïntegreerd met Microsoft Dynamics NAV, een digitale verwerking van de aankoopfacturen zou mogelijk maken. Hiervoor ging het bedrijf aan tafel zitten met Ex Arte, de ontwikkelaars van Ex Arte DMS, een totaaloplossing voor document management, workflow management en elektronische archivering, naadloos geïntegreerd met Microsoft Dynamics NAV.

Na een demo bij bouwbedrijf Group Jansen uit Meeuwen (ook een klant van Offimac) en een presentatie over de digitale verwerking van aankoopfacturen bij hen, raakte ook Groep de Condé volledig overtuigd van de noodzaak om te investeren in Ex Arte DMS.

“De klik met Ex Arte was groot, zij zijn een kleinschalige onderneming met sterke consultants en hebben reeds veel ervaring opgedaan in diverse sectoren. Zij
voelden dan ook vrij instinctief aan wat onze behoeften waren en hadden er bovendien de perfecte oplossing voor”, aldus Nick Wuestenbergs.

In augustus 2011 startte Ex Arte de programmatie en sinds 1 december 2011 is de oplossing live voor EBTS. Vier maand later ging ook de bandenactiviteit live
met Ex Arte DMS.

Honderden servicefacturen ingeboekt in enkele minuten
EBTS, de depannagedienst, ontvangt maar liefst 3.000 papieren facturen per maand. Die worden na ontvangst gelabeld en gescand. In 98% van de gevallen koppelt Ex Arte DMS hier het correcte depannage- en leveranciernummer aan, zodat deze facturen heel snel kunnen vrijgegeven worden ter goedkeuring. Op basis van het depannagenummer ontvangt één van de verantwoordelijken een aanvraag voor goedkeuring in zijn WIL (de work item list in Ex Arte DMS). Hij kan dan het dossier openen in EBTS2 (een zelfgeschreven logboekpakket) en de geleverde diensten en tarieven controleren.

Ann Bergs, administratief verantwoordelijke bij de groep de Condé, vertelt: “De verantwoordelijken kunnen dankzij Ex Arte DMS dubbel zoveel facturen
goedkeuren per dag. Vervolgens worden de facturen geïmporteerd in Microsoft Dynamics NAV. Op basis van het leveranciersnummer worden ze aan het correcte
dagboek en de juiste grootboekrekening toegewezen. Het hele proces verloopt bijzonder efficiënt. In de Franse vestiging labelen en scannen ze zelf en worden
de facturen vervolgens door ons vrijgegeven ter goedkeuring. Dit laatste kunnen we ook zelf doen, wanneer onze Franse collega’s het even te druk hebben."

Binnen enkele maanden komt ook een nieuwe versie uit van de logboeksoftware, EBTS3, die het mogelijk zal maken om met het order ook al meteen de te factureren prijs door te sturen naar de onderaannemer, zodat er geen papieren prijslijst meer geopend moet worden tijdens de controle van de factuur.

“Dankzij Ex Arte DMS zitten alle facturen voor de vervaldatum in de boekhouding, we hoeven niet meer constant achter de feiten aan te lopen en krijgen veel minder rappels. Bovendien heb ik een perfect zicht op wie nog welke facturen moet goedkeuren. Vroeger was elke onbetaalde factuur de schuld van de boekhouding, nu is iedereen verplicht zijn verantwoordelijkheid te nemen”, aldus Ann Bergs.

Meer tijd voor debiteurenbeheer en opvolging van protesten
Bij de bandenactiviteiten van de Condé werken ze op een andere manier: de vestigingen bestellen de nodige materialen bij de leveranciers en ontvangen ter
plaatse de goederen, maar de inkoopfacturen komen centraal in Hasselt terecht.

“Ex Arte DMS herkent het PO-nummer en splitst de factuur op voor twee verschillende goedkeuringsflows: het aantal geleverde goederen dient te worden goedgekeurd door de verantwoordelijke in de vestiging, terwijl het bedrag goedgekeurd en alvast betaald wordt in Hasselt. Doordat we met de betaling niet moeten wachten op de goedkeuring van de vestigingen, kunnen we sneller de BTW recupereren en maken we steeds aanspraak op een contantkorting”, legt Nick Wuestenbergs uit.

“Indien er iets niet klopt na controle van de inkomende goederen, stelt het systeem zelf standaardmails op voor de leverancier. Alles is geregistreerd en we
weten perfect hoeveel creditnota’s we nog tegoed hebben. Deze workflow vervangt het werk van twee mensen, wat maakt dat er meer tijd vrij is voor
debiteurenbeheer en het opvolgen van protesten.”

Andere kostenstromen worden door één persoon beheerd en toegewezen. De betalingen, die vroeger manueel werden ingevoerd, worden nu gegroepeerd per
land en zijn onderworpen aan een maximum bedrag per week. Microsoft Dynamics NAV genereert hiervoor een betaalvoorstel. “Hier is het werk van één fulltime medewerker gereduceerd tot een halve dag per week. 98% van de facturen wordt immers correct herkend door de scanner.”

Besluit
“Ik had de impact van Ex Arte DMS in combinatie met Microsoft Dynamics NAV zwaar onderschat, want ik dacht enkel aan de snelle registratie van facturen. Maar je wint op zoveel meer vlakken: je hoeft niet meer te bellen voor rappels, je hoeft geen kopijen van facturen meer op te vragen, klanten worden sneller gefactureerd, de voorraad is correcter, er is meer interne controle op elkaars taken, … de efficiëntieverbetering in onze afdelingen is gigantisch en met correcte cijfers kunnen wij ook beter nadenken hoe we onze business nog kunnen verbeteren. We zijn helemaal klaar voor verdere groei”, besluit Nick Wuestenbergs.

Overzicht
Land: België, Europa
Sector: Distributie & Service (banden)

Profiel
Groep de Condé bestaat uit de Condé (bandencentrales), Decoba (distributie), Bandag (herrubberen) en EBTS (pechverhelping) en telt meerdere vestigingen in Europa. Met 275 medewerkers realiseert Groep de Condé een omzet van 70 miljoen Euro.

Uitdaging
Groep de Condé zocht een manier om de duizenden maandelijkse aankoopfacturen
sneller te verwerken, met een geautomatiseerd goedkeuringsproces en volledig geïntegreerd in het ERP-systeem.

Oplossing
Ex Arte DMS, de krachtige totaaloplossing voor procesbeheer van Ex Arte, werd tijdens
een vlotte samenwerking met Offimac naadloos geïntegreerd in Microsoft Dynamics
NAV en zorgt voor een grote efficiëntieverbetering.

Voordelen

  • Grote tijdwinst: 98% van de aankoopfacturen worden tijdens het scannen correct herkend
  • Geautomatiseerd en gecontroleerd goedkeuringsproces zorgt voor snellere goedkeuring en betaling van facturen
  • Sensibilisering onder de werknemers door zichtbaarheid van to-do’s
  • Automatische standaardmails voor leverancier bij afwijkende facturen
  • Continu zicht op te verwachten creditnota’s
  • Up-to-date voorraadgegevens
  • Meer tijd voor kwaliteit: strategische voorraden, debiteurenbeheer, opvolgen van
  • protesten,...

Iets voor u? Gratis advies? Online Demo? Geef een seintje!

Vul onderstaande in en we nemen zo snel mogelijk contact met u op! Of bel Max op 0800 11 137!
Naam
*
E-mail
*
Telefoon
U wenst info over:
*
Vraag:

Klanten vertellen

"De mensen van Offimac zijn net zoals wij ondernemers. Met hun software sturen wij heel ons bedrijf aan, van order intake naar productie- en capaciteitsplanning, logistiek, transportplanning, facturatie, etc."

Quote
Robert Zegveld
Commercieel directeur
E-MAX Aluminium

"Dankzij Microsoft Dynamics NAV van Offimac sparen we massa's tijd uit. Klanten worden sneller en correcter bediend en kunnen tot op het laatste moment wijzigingen doorgeven, waardoor zij heel tevreden zijn over onze service."

Quote
Giovanni Oliveri
General Manager
Louis Widmer Benelux

"CAD/CAM-gegevens worden automatisch geïmporteerd in ons ERP-systeem, en van daaruit verder gebruikt voor alle productie- en logistieke processen. Dat is efficiënt productiemanagement, zonder dubbel werk of extra administratie."

Quote
Jef Claes
Financieel directeur
ATM

"Projecten en techniek zijn de kern van onze business, maar finaal draait het om de centen. Dankzij Offimac weten we op elk moment waar we staan, op elk niveau."

Quote
Erwin Bobbaerts
Bestuurder
Louis Stevens & Co

"Offimac overtuigde ons met haar sterke software voor de Bouw. Na een succesvolle implementatie hebben wij ook heel onze hardware aan hen toevertrouwd. Alle ICT bij 1 partner: dat is gewoon makkelijk, goedkoop én efficiënt."

Quote
Christophe Suerickx
CEO
Group Suerickx

"Dankzij Microsoft Dynamics NAV en Offimac konden we 5 man uitsparen in orderverwerking. Dat is een jaarlijkse besparing van 10% in personeelskosten!"

Quote
Luc Schreurs
Algemeen Directeur
Group Schreurs

"Dankzij de Microsoft Dynamics NAV-oplossing van Offimac zijn we verder kunnen groeien zonder extra personeel aan te werven. Er staat een pak minder cash vast, binnen het kwartier kan ik een volledige winkel auditen én optimaliseren, doorbestellen gaat supersnel en ik kan zeer snel trends detecteren. Bijzonder efficiënt."

Quote
Luc Schreurs
Algemeen Directeur
Group Schreurs

"Omdat we zelf geen IT-afdeling in huis hebben, is het voor ons belangrijk met een IT-partner te kunnen samenwerken met korte communicatielijnen en snelle reactietijden. Offimac is zulk een partner."

Quote
Serge Tremblez
General Manager
Eurorent

"Offimac zijn bescheiden Limburgers. Maar hun aanpak, implementatie en support zijn gewoon top."

Quote
Op aanvraag
IT-manager
NAV klant die overstapte naar Offimac

"Met Offimac-software plannen en leveren wij jaarlijks meer dan 20.000 service- en installatiebeurten doorheen gans België. Met succes."

Quote
Jean Paul Van Kerkhoven
CEO
Aquacare International

"Of het nu gaat om projectbeheer, productie, documentbeheer of managementrapportering, Offimac is een IT-bedrijf dat onze noden perfect begrijpt en invult."

Quote
Nadia Jansen
CEO
Building Group Jansen

"Voor de prijs van een middenklasse wagen heb ik dankzij Offimac een heel efficiënt bedrijf gekregen. Dit is een investering die me elke dag geld opbrengt."

Quote
Niels Bollen
Directeur
Nibotechnics

"Microsoft Dynamics NAV ERP van Offimac is het overkoepelend softwareplatform dat ons toelaat al 10 jaar onafgebroken 30% per jaar te blijven groeien."

Quote
Wido Bourel
General Manager
Rajapack Benelux