Kristalheldere samenwerking tussen Aquacare en Offimac bij implementatie nieuw bedrijfssysteem

Dit artikel in PDF-formaat downloaden: klik hier.

Marktleider in waterbehandeling
Aquacare, gelegen in Herk-de-Stad, werd in 1972 opgericht en is vandaag uitgegroeid tot marktleider in waterbehandeling. De oorspronkelijke - en nog steeds belangrijkste - activiteit van Aquacare is de verkoop, installatie en serviceverlening voor waterontharders - hoofdzakelijk voor de particuliere markt.

Sinds 2004 heeft Aquacare drinkwatersystemen aan het gamma toegevoegd. Deze systemen filteren het water van de kraan en garanderen permanent, gekoeld, plat, lichtbruisend en bruisend water. Met deze activiteit richt Aquacare zich voornamelijk op de de business to business sector; het bedrijf kan dan ook uitpakken met klanten in onder andere de ondernemingswereld, de gezondheidszorg en de overheid.

Meer recent bouwde Aquacare een derde poot uit die zich via een aparte commerciële cel toelegt op de horecasector, met een specifieke focus op de topbedrijven uit de hotel- en restaurantsector. Met 45 werknemers haalt Aquacare een totaalomzet van bijna zeven miljoen euro.

“Dankzij OffiSERV verloopt het beheer van onze servicecontracten voortaan veel vlotter. Het feit dat we daarmee meer dan 20.000 service-interventies per jaar met succes uitvoeren en beheren, zegt genoeg.”
Jean Paul Van Kerkhoven, afgevaardigd bestuurder, Aquacare

 

Van maatwerk naar standaardplatform
Aquacare was als KMO ongetwijfeld een voorloper wat betreft informatisering. Het bedrijf investeerde al in de vroege jaren ‘80 in bedrijfssoftware en maakte lange tijd gebruik van een boekhoudpakket dat het inzette in combinatie met een op maat geschreven softwaretoepassing.

Het gebrek aan integratie tussen het boekhoudpakket en de maatwerkoplossing bleek na enkele jaren echter een doorn in het oog van het management, terwijl de maatwerktoepassing op zich - ontwikkeld in Visual Basic - door een gebrek aan ondersteuning onvoldoende continuïteit bood naar de toekomst.

Op de beslissing om op zoek te gaan naar een nieuw en geïntegreerd softwaresysteem volgden al snel intensieve gesprekken met het informaticabedrijf Offimac uit Hasselt. Offimac was immers al jarenlang kind aan huis bij Aquacare voor de hardware-infrastructuur.

“Offimac kende ons bedrijf en onze businessconcepten zeer goed. Het was voor ons een essentiële voorwaarde dat een IT-partner zich meteen kon inleven in onze vertrouwde manier van werken”, aldus Jean Paul Van Kerkhoven, afgevaardigd bestuurder bij Aquacare.

In 2008 werd de knoop doorgehakt: Offimac bleek met Microsoft Dynamics NAV een krachtig en geïntegreerd standaardplatform in huis te hebben en het management van Aquacare was na een demonstratie onder de indruk van de aangename gebruikerservaring die het pakket kon bieden.

Optimale service met OffiSERV
Om een optimaal serviceniveau te garanderen beschikt Aquacare over 15 Service Centers over heel België, terwijl een team van 18 technici instaat voor de installatie, het preventief onderhoud en de herstelling van drinkwatersystemen. Het bedrijf verricht jaarlijks al gauw 20.000 technische interventies.

Het beheer van verschillende types service- en huurcontracten bij Aquacare vergt een nauwgezette opvolging: het bedrijf moet immers rekening houden met preventieve onderhoudsbeurten met wisselende intervallen, contractuele vervaldata die moeten gerespecteerd worden en specifieke wensen van de klant.

Het callcenter van Aquacare speelt een cruciale rol als centraal contactpunt met klanten: daar worden immers onder andere de afspraken met klanten ingepland voor controle en preventief onderhoud. Ter ondersteuning wordt een CRM-toepassing ingezet om alle nodige informatie met betrekking tot iedere klant op te vragen en te registreren - van de gedetailleerde beschrijving van het geïnstalleerde systeem tot de openingsuren en de historiek van de uitgevoerde interventies.

Om het ganse proces van technische interventies, beheer van servicecontracten en de daaruit volgende facturatie efficiënt te beheren, maakt Aquacare vandaag dankbaar gebruik van de OffiSERV module van Offimac; deze standaardtoepassing integreert bovendien naadloos met het generieke bedrijfssysteem Microsoft Dynamics NAV waarin onder andere de boekhouding, het aan- en verkoopbeheer gebeuren.

“Offimac heeft medewerkers in huis die de problematiek van servicebedrijven door en door kennen, en dat merk je aan veel details. Dankzij OffiSERV verloopt het beheer van onze servicecontracten voortaan veel vlotter. Het feit dat we meer dan 20.000 service-interventies per jaar met succes uitvoeren en beheren, zegt genoeg. We weten steeds waar elke medewerker zich bevindt en we kunnen veel vlotter nieuwe afspraken inplannen”, stelt Jean Paul Van Kerkhoven.

Vlotte overgang met vertrouwde Windowsomgeving
Jean Paul Van Kerkhoven: “Wat ons bijzonder aansprak, was de vertrouwde Windowsomgeving. Zelfs medewerkers die minder met IT vertrouwd waren, konden in een mum van tijd met de oplossing werken.”

Om de overgang vlot te laten verlopen hechtte Aquacare veel aandacht aan de opleiding van de gebruikers, die zowel binnen het bedrijf als in de kantoren van Offimac plaatsvond.

Offimac kende ons bedrijf en onze businessconcepten zeer goed. Het was voor ons een essentiële voorwaarde dat een IT-partner zich meteen kon inleven in onze vertrouwde manier van werken.”
Jean Paul Van Kerkhoven, afgevaardigd bestuurder bij Aquacare

 

Managementinformatie cruciaal
Eén van de belangrijkste doelstellingen van een bedrijfssysteem is volgens Van Kerkhoven om het management een vlotte toegang te bieden tot informatie: “Dankzij de gebruiksvriendelijkheid vinden wij altijd snel de informatie terug die wij nodig hebben. En voor rapporteringen kunnen wij beroep doen op Jet Reports, dat ons toelaat om gegevens op gepersonaliseerde wijze voor te stellen en te analyseren”, aldus Jean Paul Van Kerkhoven.

Betrouwbaar toekomstplatform
Volgens Aquacare legt het interne ERP-systeem een basis voor nieuwe initiatieven die in de toekomst de kwaliteit en de efficiëntie van de dienstverlening bij Aquacare verder moeten verbeteren. Jean Paul Van Kerkhoven: “We hebben nu een betrouwbare basis om in de komende jaren verder op te bouwen. Ik denk maar aan het ondersteunen van technici op verplaatsing met de module OffiWeb: zo kunnen ze hun activiteiten
bij de klant onmiddellijk registreren met een Notebook of PDA. Wij werken al 20 jaar samen met Offimac als informaticapartner: een beter bewijs van continuïteit bestaat er niet.”

Iets voor u? Gratis advies? Online Demo? Geef een seintje!

Vul onderstaande in en we nemen zo snel mogelijk contact met u op! Of bel Max op 0800 11 137!
Naam
*
E-mail
*
Telefoon
U wenst info over:
*
Vraag:

Klanten vertellen

"Of het nu gaat om projectbeheer, productie, documentbeheer of managementrapportering, Offimac is een IT-bedrijf dat onze noden perfect begrijpt en invult."

Quote
Nadia Jansen
CEO
Building Group Jansen

"Voor de prijs van een middenklasse wagen heb ik dankzij Offimac een heel efficiënt bedrijf gekregen. Dit is een investering die me elke dag geld opbrengt."

Quote
Niels Bollen
Directeur
Nibotechnics

"Microsoft Dynamics NAV ERP van Offimac is het overkoepelend softwareplatform dat ons toelaat al 10 jaar onafgebroken 30% per jaar te blijven groeien."

Quote
Wido Bourel
General Manager
Rajapack Benelux

"Dankzij Microsoft Dynamics NAV van Offimac sparen we massa's tijd uit. Klanten worden sneller en correcter bediend en kunnen tot op het laatste moment wijzigingen doorgeven, waardoor zij heel tevreden zijn over onze service."

Quote
Giovanni Oliveri
General Manager
Louis Widmer Benelux

"Dankzij Microsoft Dynamics NAV en Offimac konden we 5 man uitsparen in orderverwerking. Dat is een jaarlijkse besparing van 10% in personeelskosten!"

Quote
Luc Schreurs
Algemeen Directeur
Group Schreurs

"Projecten en techniek zijn de kern van onze business, maar finaal draait het om de centen. Dankzij Offimac weten we op elk moment waar we staan, op elk niveau."

Quote
Erwin Bobbaerts
Bestuurder
Louis Stevens & Co

"Offimac overtuigde ons met haar sterke software voor de Bouw. Na een succesvolle implementatie hebben wij ook heel onze hardware aan hen toevertrouwd. Alle ICT bij 1 partner: dat is gewoon makkelijk, goedkoop én efficiënt."

Quote
Christophe Suerickx
CEO
Group Suerickx

"Omdat we zelf geen IT-afdeling in huis hebben, is het voor ons belangrijk met een IT-partner te kunnen samenwerken met korte communicatielijnen en snelle reactietijden. Offimac is zulk een partner."

Quote
Serge Tremblez
General Manager
Eurorent

"Met Offimac-software plannen en leveren wij jaarlijks meer dan 20.000 service- en installatiebeurten doorheen gans België. Met succes."

Quote
Jean Paul Van Kerkhoven
CEO
Aquacare International

"CAD/CAM-gegevens worden automatisch geïmporteerd in ons ERP-systeem, en van daaruit verder gebruikt voor alle productie- en logistieke processen. Dat is efficiënt productiemanagement, zonder dubbel werk of extra administratie."

Quote
Jef Claes
Financieel directeur
ATM

"De mensen van Offimac zijn net zoals wij ondernemers. Met hun software sturen wij heel ons bedrijf aan, van order intake naar productie- en capaciteitsplanning, logistiek, transportplanning, facturatie, etc."

Quote
Robert Zegveld
Commercieel directeur
E-MAX Aluminium

"Dankzij de Microsoft Dynamics NAV-oplossing van Offimac zijn we verder kunnen groeien zonder extra personeel aan te werven. Er staat een pak minder cash vast, binnen het kwartier kan ik een volledige winkel auditen én optimaliseren, doorbestellen gaat supersnel en ik kan zeer snel trends detecteren. Bijzonder efficiënt."

Quote
Luc Schreurs
Algemeen Directeur
Group Schreurs

"Offimac zijn bescheiden Limburgers. Maar hun aanpak, implementatie en support zijn gewoon top."

Quote
Op aanvraag
IT-manager
NAV klant die overstapte naar Offimac