Bureau sans papier (paperless office) d'offimac

= moins de papier, moins de coûts, traitement plus vite, retrouver plus vite

Chaque organisation connaît des flots de papier (factures, notes, bons de livraison, fax,...). Désirez-vous gérer vos flots de papier et de processus avec des coûts minimaux et une efficacité maximale? Voulez-vous mieux gérer des factures entrantes, et les traiter plus vite et plus efficacement? Un bureau sans papier est la solution idéale, et Offimac peut vous aider à commencer a travailler comme bureau sans papier!

Bureau sans papier, c'est quoi?

Dans un bureau sans papier, nous allons éliminer autant que possible l'usage de papier, dans certains cas même complètement. Notamment, de nouvelles techniques sont employées, et de certains processus vont changer (ex. la digitalisation de tous les documents) impliquant vos collaborateurs, mais aussi vos clients.

Pourquoi investir dans un bureau sans papier?

A cause de l'évolution technologique actuelle, aujourd'hui, tout le monde travaille sur un ordinateur, utilise une téléphone portable, ou dispose d'une tablette tous les jours. Cependant, pas beaucoup de sociétés ont été complètement transformées en bureaux sans papier parce qu'elles sont habituées à imprimer des documents, et les stocker physiquement dans les archives.

Il est tout de même important de ne plus repousser la transformations vers un bureau sans papier, parce que ça créera de l'espace pour d'autres choses importantes. Par consséquant, la productivité dans votre société augmentera. Un bureau sans papier entraîne aussi plusieurs autres avantages:

  •  un bureau sans papier vous permet de gérer plus vite vos documents et processus
  •  un bureau sans papier veut dire: efficacité maximale
  •  grâce au bureau sans papier, votre entreprise peut entreprendre durablement
  •  réduction de dépenses de papier
  •  moins de coûts d'impression
  •  aussi peu d'actions manuelles additionnelles que possible (copier, contrôler,...)
  •  réduction de personnel ou de coûts de personnel
  •  moins de temps pour attendre 'jusqu'à ça à été pris de la boîte, et regardé'
  •  moins ou pas de perte de documents
  •  un logiciel de bureau sans papier livre le juste document à la juste personne.
  •  contrôler et cocher automatiquement est possible (via workflows) 
  •  pouvoir prendre action plus vite (comme réductions pour règlement au comptant sur des factures)
  •  documents accessibles "de partout"
  •  traceabilité
  •  traitement vite et efficace de (par exemple) factures entrantes


Bureau sans papier dans la pratique

Group Jansen

Group Jansen de Meeuwen est un groupe de bâtiment en vue qui embrasse l'innovation. Avec un chiffre d'affaires consolidé d'environ 120 millions d'euros, et 50 collaborateurs, Group Jansen est un joueur important au monde de bâtiment belge. Depuis quelques années, ils utilisent Microsoft Dynamics NAV comme solution professionnelle.

Problème

Après l'implémentation de Microsoft Dynamics NAV, Jansen subissait toujours une considérable perte d'efficacité à la gestion du grand flot de documents. Le trajet d'approbation des factures d'achat prenait 5 à 10 jours.

Bureau sans papier comme solution

Après une évaluation de différentes solutions pour un bureau sans papier, Group Jansen a choisi PPM.net, la solution d'Ex Arte qui permet une complète intégration avec Microsoft Dynamics.

Vital Driesen, responsable informatique chez Group Jansen: "Une démonstration de PPM.net, la solution d'Ex Arte, a montré que c'était la seule solution qui pouvait être parfaitement intégrée  met Microsoft Dynamics NAV. Par conséquant, nous pouvions concentrer le processus d'approbation complet dans un seul système. Maintenant que nous utilisons le logiciel, nous sommes ravis de la facilité d'utilisation et la flexibilité de PPM.net.”

Bureau sans papier = digitaliSer intelligemment

Autrefois, Group Jansen photocopiait chaque facture entrante 2 ou 3 fois. Elles étaient envoyées en un long trajet d'approbation vers une ou plusieurs personnes dans Group Jansen. En moyenne, on devait attendre 5 ou 10 jours avant qu'une facture soit approuvé.

Aujourd'hui, la comptabilité pourvoit toutes les factures d'achat d'étiquettes d'identification créées par PPM.net, et les factures sont scannées. Via OCR (Optical Character Recognition), les données des factures sont reconnues et importées dans Microsoft Dynamics NAV. Le numéro de cette étiquette reste l'identification unique de chaque facture dans NAV tant qu'elle n'à pas encore été enregistrée.

Si toutes les données de la factures sont correctes, la comptabilité peut immédiatement approuver la facture. Quand ce n'est pas le cas, PPM.net démarre une procédure pour approbation électronique.

Une grande amélioration selon Anita Bloemen, responsable de la comptabilité: “Aujourd'hui, les factures sont approuvées en momins d'un jour. Le système envoie deux e-mails par jours aux personnes impliquées: un à 11 heures, et un à 15 heures.”.
Témoignage client de Group Jansen concernant notre implémentation de bureau sans papier »

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Question

Nos clients racontent

"Offimac, ce sont des Limbourgeois modestes. Mais en ce qui concerne la qualité, ils sont l'élite. Vraiment."

Quote
Op aanvraag
Managing Partner
NAV klant die overstapte naar Offimac

"Parce que nous n'avons pas de propre division TIC nous-mêmes, il est important pour nous de pouvoir collaborer avec un partenaire TIC avec des lignes de communications courtes, et temps de réaction vites. Offimac est un tel partenaire."

Quote
Serge Tremblez
General Manager
Eurorent

"Des données de CAD/CAM sont automatiquement importées dans notre système ERP, et de là utilisées pour tous les processus de production et de logistique. C'est la gestion de production efficace, sans double travail ou administration additionnelle."

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Jef Claes
Directeur financier
ATM

"Grâce à Microsoft Dynamics NAV, nous pouvons travailler avec 5 personnes de moins pour le traitement de commandes. C'est une réduction de 10% de mes coûts de personnel!"

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Luc Schreurs
Directeur général
Group Schreurs

"Avec les logiciels d'Offimac, nous planifions et fournissons plus de 20.000 services d'entretien et d'installation en Belgique par an. Avec succès."

Quote
Jean Paul Van Kerkhoven
CEO
Aquacare International

"Des projets et la technique sont le coeur de notre business, mais finalement, ce qui est important, ce sont les sous. Grâce à Offimac, nous savons notre position à chaque niveau, à chaque moment."

Quote
Erwin Bobbaerts
Administrateur
Louis Stevens & Co

"Grâce à Microsoft Dynamics NAV d'Offimac, nous gagnons beaucoup de temps. Les clients sont aidés plus vite et plus correctement, et nous pouvons communiquer des modifications jusqu'à la dernière moment, ce qui veut dire qu'ils sont très satisfaits de notre service."

Quote
Giovanni Oliveri
Directeur général
Louis Widmer Benelux

"Microsoft Dynamics NAV ERP d'Offimac est la plate-forme englobant qui nous permet de continuer à croître sans interruption avec 30% par an durant 10 années."

Quote
Wido Bourel
Directeur général
Rajapack Benelux

"Les gens d'Offimac sont des entrepreneurs comme nous. Avec leurs logiciels, nous dirigeons toute notre entreprise, des commandes à la planiication de production et de capacité, logistique, planification de transport, facturation, etc."

Quote
Robert Zegveld
Directeur commercial
E-MAX Aluminium

"Offimac nous a convaincu avec son logiciel puissant pour la Construction. Après une implémentation réussie, nous les avons également confiés notre hardware. Avoir toutes les TIC avec un seul partenaire, c'est facile, bon marché, et efficace pour nous. Nous sommes très satisfaits."

Quote
Christophe Suerickx
CEO
Group Suerickx

"Quand il concerne la gestion de projets, de production, de documents ou de reportage, Offimac est une société TIC qui comprend et répons à nos besoins parfaitement."

Quote
Nadia Jansen
CEO
Building Group Jansen

"Pour le prix d'une voiture de classe moyenne, nous disposeons d'un système ERP qui garantit la fiabilité de nos livraison, et réduits nos coûts de stockage . Offimac l'a réalisé avec expertise."

Quote
Niels Bollen
Directeur
Nibotechnics

"Grâce à la solution Microsoft Dynamics NAV d'Offimac, nous avons pu croître sans engager du personnel additionnel. Beaucoup moins de cash est fixe, dans un quart d'heure, je peux auditer et optimaliser un magasin complet, le processus de commande est ultrarapide, et je peux détecter des tendances très vite. Très efficace."

Quote
Luc Schreurs
Directeur général
Group Schreurs