CONSEILS POUR LA MISE EN OEUVRE DE NOUVEAUX LOGICIELS

Envisagez-vous de mettre en œuvre de nouveaux logiciels d’entreprise?
Mais n’êtes-vous pas sûr de la meilleure façon de vous y attaquer?
Pouvons-nous vous aider avec des conseils pour ces projets?

Envisagez-vous la mise en oeuvre d’un nouveau logiciel commercial dans votre entreprise? Parfait! Voici 4 conseils que nous aimerions vous donner pour mener à bien votre processus de sélection. Et profiter ensuite de votre nouveau logiciel pendant de nombreuses années.

CONCENTREZ-VOUS SUR VOS PROCESSUS D’AFFAIRES ET PAS SUR LA TECHNOLOGIE

Lors de la mise en œuvre de logiciels d’entreprise, l’accent doit être mis sur les processus d’entreprise. Ce qui importe, c’est ce que le logiciel apporte à votre entreprise sur le plan fonctionnel. C’est pourquoi vous devez d’abord définir vous-même vos processus. Faites votre part de travail et couchez sur papier (pour vous aussi) vos objectifs dans les grandes lignes (pour quel département). Vous ne devez pas nécessairement rédiger une étude détaillée, mais vous devez certainement établir les grandes lignes. Parce que vous n’allez pas construire une maison au pied levé. Vous disposez ainsi d’une base pour examiner avec votre partenaire de mise en œuvre la manière dont vos processus seront exécutés dans le nouveau logiciel. 

Il n’est pas nécessaire d’être informaticien pour cela, il suffit d’être un utilisateur professionnel qui note ses souhaits. Parce que pour aller au restaurant, il n’est pas nécessaire d’être un chef cuisinier. Mais on doit pouvoir choisir et commander ce que l’on souhaite manger.

CHOISISSIEZ UNE SOLUTION FIABLE ET SURTOUT ORIENTÉ VERS L’AVENIR

Durant votre recherche du bon logiciel, plusieurs solutions peuvent se présenter à vous. N’oubliez toutefois pas que le choix de certains logiciels d’entreprise est un choix pour les 5 à 10 prochaines années. Tenez donc également compte de vos besoins fonctionnels futurs. Et des garanties offertes par le logiciel pour évoluer avec votre entreprise. De nos jours, il va de soi que les logiciels professionnels doivent être mobiles et pouvoir fonctionner sur n’importe quel appareil. Le fait que votre logiciel d’entreprise doit s’intégrer à Office est également une condition essentielle.  Mais vérifiez aussi que les fournisseurs sont favorables à l’intelligence artificielle, au Big Data, à l’Internet des objets, etc. car ceux-ci sont devenus les nouveaux fers de lance des logiciels commerciaux. Et cela vous permettra également de savoir dans quelle mesure un fournisseur est impliqué ou non. N’oubliez pas de jeter un coup d’œil à leur bilan financier. Parce qu’ils vous apprendront aussi énormément de choses sur la faisabilité des futures mises à jour, mises à niveau et innovations. Parce que tel budget n’existe peut-être pas… et qu’il n’y a pas de mises à jour ou de mises à niveau annuels, ni le moindre projet pour le futur.

La continuité et la flexibilité sont plus que jamais les principaux critères pour les nouveaux logiciels d’entreprise. Parce que vous voulez avoir l’assurance que votre investissement dans un logiciel d’entreprise est durable. Vous souhaitez donc une certaine continuité de la part de votre (vos) fournisseur(s). Ainsi que de la flexibilité. Parce que votre entreprise ou vos besoins peuvent changer au fil des ans, et qu’ici ou ailleurs, une certaine personnalisation ou extension ou des applications peuvent s’avérer souhaitables.Et que vous ne voulez pas vous retrouver, d’ici quelques années, avec un fournisseur en faillite ou un progiciel désuet.  Ou avec le cloud d’un fournisseur qui vous retient. Ou qui ne souhaite rien modifier dans son progiciel pour vous.En dehors de ces inconvénients la mise en oeuvre d’un nouveau progiciel ne s’effectue pas aussi facilement en cas de problèmes. Le timing est donc également un problème. 

Parce qu’il faut dire les choses telles qu’elles sont : aujourd’hui, la mise à jour d’un logiciel est très coûteuse. Et tous les fabricants de logiciels ne disposent pas de ressources suffisantes pour innover. Ou pour intégrer des nouveautés. Les « petits acteurs », aussi sympathiques soient-ils, sont de moins en moins à même de réaliser ces investissements. Et cette réalité économique se vérifie malheureusement chaque année au niveau des statistiques (le nombre de faillites informatiques est élevé et même plus élevé que dans d’autres secteurs). 

Nous parlons par expérience personnelle. En 2003, nous avions encore notre propre progiciel avec 150 clients. Mais nous avions dû y mettre un terme, parce la tenue à jour de notre progiciel, son adaptation aux nouvelles versions de Windows, d’Office, etc. coûtaient trop cher. Et à cette époque, on ne parlait pas encore des applications, des logiciels mobiles, des smartphones ou de l’intelligence artificielle.  Aujourd’hui, tout va beaucoup plus vite. Et tout est encore beaucoup plus cher à l’entretien qu’en 2003…. Cela n’est peut-être pas très agréable à lire pour vous. Mais c’est une réalité économique importante à l’heure actuelle. Et un conseil louable de notre part.

Nous constatons également qu’il y a de plus en plus de progiciels standard sur le marché. Ils ont souvent l’air bien, mais ne permettent pas de modification, d’extension ou de personnalisation. Ils sont donc limités et deviennent vite un carcan trop étroit pour certaines entreprises. Chaque année, nous attirons de nouveaux clients qui s’éloignent de ces progiciels standard parce qu’ils ont manqué de souplesse. Et qu’ils ne permettent pas de changer quoi que ce soit pour votre entreprise. Pour ceux qui pensent un peu plus à long terme, ce type de progiciels 100 % standard ne constituent donc pas le meilleur choix, selon nous.

LIBEREZ SUFFISAMMENT DE TEMPS ET DE BONNES PERSONNES POUR LE PROJET

L’implémentation d’un logiciel ERP n’est pas quelque chose que l’on fait « un peu à côté ». Une approche de fond et une planification détaillée sont nécessaires. C’est pourquoi il est également conseillé de désigner quelques collaborateurs clés qui seront activement associés au processus d’implémentation. Ces collaborateurs clés devront être disponibles lors de l’analyse et de la définition des procédures. À un stade ultérieur, ils jouent un rôle important dans la saisie et la conversion des données. Ils sont également les premiers interlocuteurs de votre organisation lorsqu’il s’agit de former et d’encadrer d’autres collaborateurs.

OSEZ ETABLIR DES PRIORITÉS ET METTRE VOTRE PROJET EN PHASE

Vous choisissez le logiciel qui répond le mieux à vos exigences. Mais en général, ce logiciel peut faire bien plus. Dans ce cas, la tentation est parfois grande d’en vouloir trop en une fois. Avec pour résultat une implémentation de longue durée. Et plus de risque d’échec. C’est pourquoi vous devriez absolument suivre ce conseil : fixez vos priorités bien à l’avance et répartissez l’implémentation en plusieurs étapes. D’abord les besoins réels, puis l’optimisation. Échelonnez également votre projet dans le temps, car une mise en œuvre par étapes est préférable à une mise en œuvre faisant passer tous les départements à un nouveau système en même temps. Votre entreprise apprend ainsi pas à pas et vous réduisez les risques potentiels.

Bonne chance !

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