Metalix, Galvacoat et Steelcoat: les pionniers d’OffiCOAT, l’ERP des entreprises de peinture et revêtement sur base de Microsoft Dynamics NAV

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Pour bien gérer la croissance rapide de Metalix, Galvacoat et Steelcoat, Groep Kempeneers cherchait un logiciel capable d’apporter à ces entités un support plus rigoureux. Offimac a donc installé une solution basée sur Microsoft Dynamics NAV. Le partenaire IT de Groep Kempeneers a ensuite regroupé les procédures spécifiques dans OffiCOAT, un package ERP destiné aux entreprises de peinture et revêtement, inauguré par Metalix, Galvacoat et Steelcoat.

Metalix, Galvacoat et Steelcoat sont trois entités de Groep Kempeneers. Ensemble, elles forment le premier spécialiste du traitement des surfaces au Benelux. Galvacoat, installée à Overpelt, maîtrise particulièrement les revêtements en poudre pour acier galvanisé. Le choix de l’implantation limbourgeoise n’est pas dû au hasard : la région frontalière belgo-néerlandaise accueille un grand nombre d’entreprises métallurgiques. Quant à la production de Steelcoat et Metalix, elle a pour cadre Lummen. Steelcoat est spécialisée dans la peinture en poudre de l'acier non traité et galvanisé. De son côté, Metalix s’occupe de la métallisation et de la peinture liquide de l’acier. Metalix dispose à cet effet de plus de dix mille mètres carrés de cabines de peinture. Ensemble, les trois entités traitent environ mille tonnes d’acier par jour. Les clients utilisent l'acier à diverses fins : industrie, bâtiment, construction mécanique, clôtures, conteneurs, rails de chemin de fer, rambardes, réverbères, etc.

Galvacoat, Steelcoat et Metalix emploient environ 120 personnes. Le support commercial et administratif est assuré par dix employés du siège de Lummen. Des trois entreprises, Metalix est la plus ancienne. Galvacoat a ouvert ses portes en 2005 à Lummen. C’est au printemps 2010 que Steelcoat a fait ses débuts. Jusqu’en 2008, Metalix et Galvacoat ont utilisé le même progiciel comptable. Des développements sur mesure veillaient au suivi des commandes et à la facturation. "Depuis une dizaine d’années, nous avons connu une vigoureuse croissance", explique Luc Segers, responsable financier de Groep Kempeneers. "Notre précédente solution ne suffisait plus à la tâche." Le groupe voulait davantage de fonctionnalités, accompagnées d'un corpus de procédures bien structurées et documentées. Sur le plan des développements personnalisés, les entreprises restaient trop dépendantes du savoir d’une seule personne. Pour ne rien arranger, ces développements étaient à peine documentés.

Volonté d'intégration
"Nous souhaitions adopter une solution complète, reposant sur une base solide, avec de larges fonctionnalités et la possibilité de suivre de plus près les trois entités." En tête des priorités: l’intégration. "Par le passé, nos systèmes de suivi des commandes et de comptabilité coexistaient sans interactions. La nouvelle solution devait couvrir l’ensemble des processus, de la commande à la comptabilité en passant par la facturation." Après avoir étudié les propositions de deux fournisseurs, Groep Kempeneers a opté pour la paire Microsoft Dynamics NAV et Offimac, partenaire IT installé à Hasselt. Offimac s’est chargé de la mise en oeuvre au siège de Lummen. Les autres sites accèdent au système par l’intermédiaire d’une liaison VPN.

Metalix, Steelcoat et Galvacoat ont commencé par analyser leurs processus internes. "Nous avons réalisé une étude détaillée, explique Luc Segers. Tous les processus ont été soigneusement documentés. Ensuite, nous avons décidé comment nous allions exploiter Dynamics NAV et comment il convenait d’aligner mutuellement les processus et le logiciel." Le groupe tenait particulièrement au support fonctionnel du calcul des prix. « Quand nous faisons une offre, celle-ci est la conclusion d’un processus interne long et complexe. Il fallait absolument que le package ERP nous soutienne efficacement dans cette tâche." Luc Segers cite un exemple. "Les paramètres à prendre en compte sont nombreux. Comment le travail est-il exprimé ? En surface, en longueur, en poids, en pièces ? Quelles ristournes pouvons-nous accorder au client, toujours en fonction de la surface, du poids, de la longueur ou du nombre de pièces? Le client demande-t-il une couleur standard ou une autre?" Offimac a programmé tous ces paramètres dans Microsoft Dynamics NAV. "Sur ce plan, le système offre toutes les possibilités dont nous avons besoin, apprécie Luc Segers. Nous ne souffrons d’aucune restriction."

"La centralisation des données dans NAV et OffiCOAT nous fait gagner du temps et de l’efficacité, tout en améliorant l’information de management."
Luc Segers, responsable financier de Metalix, Galvacoat et Steelcoat

 

Suivi commercial
Le calcul du prix débouche sur une offre. Celle-ci peut être exportée vers Microsoft Word. Toutes les informations de Dynamics NAV se retrouvent automatiquement dans le document. "Nos collaborateurs commerciaux, explique Luc Segers, peuvent ajouter dans Word le texte de leur choix, texte qui est ensuite enregistré automatiquement dans le système ERP." À l’étape suivant, Groep Kempeneers souhaite aussi organiser le suivi des offres dans Dynamics NAV. Offimac a développé un programme à cette fin. « Un module CRM à part entière dépassait nos besoins. Nous voulions seulement suivre les offres pour savoir lesquelles se traduisent par des commandes, quelles conditions nous avons appliquées, et ainsi de suite."

Notons également que Metalix, Galvacoat et Steelcoat peuvent suivre les commandes dans le système ERP. "C’est là que se cache la grande force d'un système intégré, estime Luc Segers. Par le passé, nous suivions les commandes sur papier. Quand il fallait retrouver un renseignement, nous allions rechercher les bons de commande dans les classeurs. Pas très pratique! À présent, tout est dans Dynamics NAV, du bon de commande à l’ordre de production et à la facture." L’intégration soutient le groupe dans sa croissance. Auparavant, le travail manuel était considérable. On devait par exemple réintroduire dans le logiciel comptable les données du système destinées au suivi des commandes. "Plus question de cela dans Dynamics NAV. L’équipe en place fait parfaitement face à la croissance grâce aux gains d’efficacité dont nous profitons. Les saisies multiples appartiennent au passé. Un gain de temps appréciable! D’autant que le risque d’erreur s’en trouve réduit. Tout le monde travaille sur les mêmes données centrales."

Information de management concrète
La mise en oeuvre de Dynamics NAV améliore aussi la flexibilité de la comptabilité. Le service comptable perdait beaucoup de temps à retaper dans ses programmes les données du module de facturation développé sur mesure. Ici encore, le caractère intégré du système ERP représente un avantage notable. "Dynamics NAV nous a aidés à uniformiser la façon de travailler dans les trois entités", commente Luc Segers. "Il n’y a plus qu’un plan comptable, un fichier clients, et ainsi de suite." Dans ces conditions, Metalix, Galvacoat et Steelcoat sont mieux armés pour générer directement les rapports relatifs à leurs activités. Il n’y a pas de consolidation financière au niveau du groupe. Mais les autres composantes de Groep Kempeneers, notamment une agence immobilière et un holding, comptent aussi sur Dynamics NAV pour supporter leurs processus.

La solution qu'Offimac a mise au point pour Metalix, Steelcoat et Galvacoat a jeté les fondations d’OffiCOAT, un outil ERP basé sur Microsoft Dynamics NAV qui s’adresse spécifiquement au marché du traitement des surfaces. « On y trouve des fonctionnalités spécialisées, précise Luc Segers, notamment pour le suivi des marges. » Un ensemble de paramètres permet en effet à Metalix, Steelcoat et Galvacoat de surveiller en détail les marges de leurs activités. "Dans le système, pour chaque type de matériau, nous voyons la marge réalisée sur les tôles, les tubes, les poutres, etc. Ces informations alimentent très concrètement la gestion de l’entreprise." Chaque entité de Groep Kempeneers sait exactement quelles activités génèrent le plus de valeur. "Bref, Dynamics NAV transforme le gisement central de données en information de management exploitable."

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