Bouwgroep Jansen uit Meeuwen maakt komaf met papieren documenten

Dit artikel in PDF-formaat downloaden: klik hier.

Group Jansen uit Meeuwen is een toonaangevende bouwgroep die innovatie hoog in het vaandel draagt. Sinds jaren maakt de groep gebruik van Microsoft Dynamics NAV als bedrijfsoplossing; Jansen heeft hiervoor een uitstekende samenwerking met informaticapartner Offimac.

Toch bleef Jansen kampen met een aanzienlijk efficiëntieverlies bij het beheersen van de omvangrijke documentenstroom. Het goedkeuringstraject voor aankoopfacturen nam bijvoorbeeld 5 à 10 dagen in beslag. Na een evaluatie van verschillende oplossingen voor documentbeheer opteerde Group Jansen voor PPM.net, de oplossing van Ex Arte die volledig geïntegreerd is met Microsoft Dynamics.

PPM.net bood niet enkel een oplossing voor het archiveren en stroomlijnen van het goedkeuringsproces van facturen, maar paste ook in de strategische visie van Group Jansen om kennis en informatie te kunnen delen met iedere medewerker.

Groeien door te innoveren
Group Jansen, gevestigd in het Limburgse Meeuwen, is met een geconsolideerde omzet van ongeveer 120 miljoen euro en 500 medewerkers een belangrijke speler in de Belgische bouwwereld.

De groep is 36 jaar geleden ontstaan rond Jansen Afwerkingsbedrijf, in België marktleider op het vlak van binnenafwerking van gebouwen: klimaatplafonds, isolerende en beschermende technieken, cleanrooms, verhoogde vloeren, verplaatsbare wanden, schrijnwerkerij en traditionele afwerkingactiviteiten.

De tweede poot binnen Group Jansen is Jansen Products, de producent van verhoogde vloeren. Jansen Products is met een jaaromzet van ruim 15 miljoen euro de nummer twee van Europa: negentig procent van de productie is bestemd voor het buitenland. Jansen Products is vertegenwoordigd in maar liefst 45 landen.

De groep blijft op een gezonde manier diversifiëren met Immo Jansen, Cleanroom Systems Belgium, Maars Jansen Concepts en een joint venture met Renotec.

Strategische visie
Sinds 2007 heeft Nadia Jansen de leiding van de groep overgenomen van haar vader René Jansen. En Group Jansen blijft trouw aan haar strategie om steeds opnieuw te zoeken naar nieuwe opportuniteiten om te groeien en te innoveren.

Nadia Jansen, gedelegeerd bestuurder bij Group Jansen: “Group Jansen wil de referentie zijn voor vernieuwing in de bouwsector. Deze spirit van innovatie vind je terug in alle vezels van het bedrijf: wat we kunnen automatiseren, zullen we ook automatiseren. Zonder geïntegreerd informatiesysteem zou ons bedrijf niet te
besturen zijn.”

De implementatie van Microsoft Dynamics NAV en aansluitend PPM.net paste in de strategische visie van Group Jansen om zoveel mogelijk kennis te bundelen binnen één pakket, om deze kennis ook gemakkelijker te kunnen delen met anderen.

Een rijke geschiedenis met Microsoft Dynamics NAV
Group Jansen koos resoluut voor Microsoft Dynamics NAV als standaardplatform binnen de gehele groep. Bij Jansen Products werd al zelfs versie 5.0 geïmplementeerd.

Naast Microsoft Dynamics NAV is Microsoft Excel een onmisbaar instrument in de dagelijkse bedrijfsvoering bij Jansen. Het programma blijft immers een centrale rol spelen bij de complexe calculatieberekeningen binnen de groep. Calculaties worden in Excel uitgevoerd en pas nadat een project verkocht is, geïmporteerd in Microsoft Dynamics. Deze gegevens dienen dan als basis voor de werkvoorbereiding die verder in Microsoft Dynamics NAV wordt uitgevoerd.

Jansen heeft Offimac uitgekozen als IT-partner. Vital Driesen, informaticaverantwoordelijke bij Group Jansen: “Offimac is een uitstekend huis met heel wat ervaring in de bouwsector. Zij weten steeds snel en accuraat onze wensen te beantwoorden. En zo werken wij zelf ook graag.”

Nieuwe oplossing voor Paperless Process Management
Nadat de bedrijfsprocessen geautomatiseerd waren met Microsoft Dynamics NAV, bleef het hele proces van opvragen, goedkeuren en archiveren van de papieren documentenstroom een netelig probleem.

Group Jansen onderwierp een achttal pakketten voor documentbeheer aan een evaluatie. Ze bleken allemaal wel een oplossing te bieden voor het digitaal inscannen en archiveren, maar bij de meeste oplossingen bleek het gebrek aan integratie met de bedrijfsoplossing een ernstige tekortkoming.

Vital Driesen: “Uit een demonstratie van PPM.net, de oplossing van Ex Arte, bleek dat dit de enige oplossing was die perfect te integreren is met Microsoft Dynamics NAV. Zo konden wij het hele goedkeuringsproces van documenten via één systeem laten verlopen. Nu wij het pakket in gebruik hebben, zijn wij in de wolken over het gebruiksgemak en de flexibiliteit van PPM.net.”

Inefficiënt en tijdrovend papier
Anita Bloemen, verantwoordelijke voor de controle van inkoopfacturen: “Vroeger namen wij van iedere binnenkomende factuur maar liefst 2 of 3 fotokopijen. Deze kopijen vertrokken dan voor een langdurig goedkeuringstraject naar één of meerdere personen in de organisatie. Gemiddeld moesten we 5 à 10 dagen wachten vooraleer een factuur goedgekeurd was.”

Nadia Jansen voegt eraan toe: “Ik ben vaak op verplaatsing. Stapels documenten bleven veel te lang op mijn bureau op een handtekening wachten”.

Maar ook het archiveren en achteraf raadplegen van documenten zorgde voor de nodige hoofdbrekens. “Medewerkers kwamen constant bij de boekhoudafdeling langs om één of andere factuur op te vragen. Dit was niet alleen voor ons, maar ook voor de medewerkers zelf puur tijdverlies”, aldus Anita Bloemen.

Intelligent digitaliseren
Vandaag worden alle inkoopfacturen door de boekhouding voorzien van een identificatielabel dat door PPM.net wordt gecreëerd. Daarna worden de facturen ingescand. Via OCR (Optical Character Recognition) worden de factuurgegevens herkend en geïmporteerd binnen Microsoft Dynamics NAV. Het nummer van dit label blijft trouwens binnen NAV de unieke identificatie van elke factuur zolang ze nog niet ingeboekt is.

Indien alle gegevens op de factuur kloppen, kan de boekhouding de factuur meteen goedkeuren. Wanneer dat niet het geval is, wordt door PPM.net een procedure voor elektronische goedkeuring in gang gezet.

Valideren
Vital Driesen: “Wij hebben voor de goedkeuring van inkoopfacturen vier verschillende goedkeuringstrajecten gedefinieerd. Wanneer bijvoorbeeld de prijzen niet kloppen, krijgt de aankoopdienst een bericht om actie te ondernemen. Wanneer de aantallen verkeerd zijn, gaat het bericht naar de werkvoorbereider. En wanneer zowel de prijzen als de aantallen niet kloppen, initieert het systeem een goedkeuringstraject naar zowel de aankoper als de werkvoorbereider. Wanneer deze laatste niet tijdig reageert, krijgt de projectleider dan weer een bericht.”

Anita Bloemen, verantwoordelijke boekhouding: “Vandaag zijn de facturen goedgekeurd op minder dan één dag. Het systeem stuurt immers twee e-mails per dag uit naar de betrokkenen: één om 11 uur en één om 15 uur”.

Nadia Jansen: “Ook als ik op verplaatsing ben, blijft mijn werk niet liggen: ik kan overal alle informatie raadplegen én facturen goedkeuren.”

Raadplegen
Het is typisch voor een bedrijf met complexe projecten dat men vaak oude facturen moet raadplegen. Vandaag is Group Jansen niet meer gebonden aan papieren documenten, maar kan iedere medewerker meteen alles elektronisch opvragen vanop zijn eigen computer. Bovendien is het document meteen gekoppeld aan de relevante projectinformatie in Microsoft Dynamics NAV.

Toekomst
Nu Group Jansen alles binnen één systeem heeft gecentraliseerd, wordt het ook veel gemakkelijker om statistieken op te vragen voor het nemen van strategische beslissingen. Het bedrijf gaat dan ook verder investeren in een Business Intelligence-oplossing.

Nadia Jansen: “Welke omzet hebben we gehaald per product, productgroep of leverancier? Welke leveranciers zijn het voorbije jaar het sterkst gegroeid? Gegevens die we nu mits enige inspanning verzamelen, zullen met een BI oplossing veel sneller beschikbaar zijn. Ook op verplaatsing zullen we online alle belangrijke cijfers kunnen raadplegen om onze onderhandelingen met leveranciers kracht bij te zetten.”

Formulaire de contact

Remplissez le formulaire ci-dessous, en nous vous contacterons aussi vite que possible! Ou appelez Max à 0800 11 137!
Nom
*
E-mail
*
Téléphone
Info sur:
*
Question

Nos clients racontent

"Offimac, ce sont des Limbourgeois modestes. Mais en ce qui concerne la qualité, ils sont l'élite. Vraiment."

Quote
Op aanvraag
Managing Partner
NAV klant die overstapte naar Offimac

"Pour le prix d'une voiture de classe moyenne, nous disposeons d'un système ERP qui garantit la fiabilité de nos livraison, et réduits nos coûts de stockage . Offimac l'a réalisé avec expertise."

Quote
Niels Bollen
Directeur
Nibotechnics

"Parce que nous n'avons pas de propre division TIC nous-mêmes, il est important pour nous de pouvoir collaborer avec un partenaire TIC avec des lignes de communications courtes, et temps de réaction vites. Offimac est un tel partenaire."

Quote
Serge Tremblez
General Manager
Eurorent

"Les gens d'Offimac sont des entrepreneurs comme nous. Avec leurs logiciels, nous dirigeons toute notre entreprise, des commandes à la planiication de production et de capacité, logistique, planification de transport, facturation, etc."

Quote
Robert Zegveld
Directeur commercial
E-MAX Aluminium

"Grâce à la solution Microsoft Dynamics NAV d'Offimac, nous avons pu croître sans engager du personnel additionnel. Beaucoup moins de cash est fixe, dans un quart d'heure, je peux auditer et optimaliser un magasin complet, le processus de commande est ultrarapide, et je peux détecter des tendances très vite. Très efficace."

Quote
Luc Schreurs
Directeur général
Group Schreurs

"Microsoft Dynamics NAV ERP d'Offimac est la plate-forme englobant qui nous permet de continuer à croître sans interruption avec 30% par an durant 10 années."

Quote
Wido Bourel
Directeur général
Rajapack Benelux

"Quand il concerne la gestion de projets, de production, de documents ou de reportage, Offimac est une société TIC qui comprend et répons à nos besoins parfaitement."

Quote
Nadia Jansen
CEO
Building Group Jansen

"Des données de CAD/CAM sont automatiquement importées dans notre système ERP, et de là utilisées pour tous les processus de production et de logistique. C'est la gestion de production efficace, sans double travail ou administration additionnelle."

Quote
Jef Claes
Directeur financier
ATM

"Grâce à Microsoft Dynamics NAV d'Offimac, nous gagnons beaucoup de temps. Les clients sont aidés plus vite et plus correctement, et nous pouvons communiquer des modifications jusqu'à la dernière moment, ce qui veut dire qu'ils sont très satisfaits de notre service."

Quote
Giovanni Oliveri
Directeur général
Louis Widmer Benelux

"Grâce à Microsoft Dynamics NAV, nous pouvons travailler avec 5 personnes de moins pour le traitement de commandes. C'est une réduction de 10% de mes coûts de personnel!"

Quote
Luc Schreurs
Directeur général
Group Schreurs

"Avec les logiciels d'Offimac, nous planifions et fournissons plus de 20.000 services d'entretien et d'installation en Belgique par an. Avec succès."

Quote
Jean Paul Van Kerkhoven
CEO
Aquacare International

"Offimac nous a convaincu avec son logiciel puissant pour la Construction. Après une implémentation réussie, nous les avons également confiés notre hardware. Avoir toutes les TIC avec un seul partenaire, c'est facile, bon marché, et efficace pour nous. Nous sommes très satisfaits."

Quote
Christophe Suerickx
CEO
Group Suerickx

"Des projets et la technique sont le coeur de notre business, mais finalement, ce qui est important, ce sont les sous. Grâce à Offimac, nous savons notre position à chaque niveau, à chaque moment."

Quote
Erwin Bobbaerts
Administrateur
Louis Stevens & Co