Kristalheldere samenwerking tussen Aquacare en Offimac bij implementatie nieuw bedrijfssysteem

Dit artikel in PDF-formaat downloaden: klik hier.

Marktleider in waterbehandeling
Aquacare, gelegen in Herk-de-Stad, werd in 1972 opgericht en is vandaag uitgegroeid tot marktleider in waterbehandeling. De oorspronkelijke - en nog steeds belangrijkste - activiteit van Aquacare is de verkoop, installatie en serviceverlening voor waterontharders - hoofdzakelijk voor de particuliere markt.

Sinds 2004 heeft Aquacare drinkwatersystemen aan het gamma toegevoegd. Deze systemen filteren het water van de kraan en garanderen permanent, gekoeld, plat, lichtbruisend en bruisend water. Met deze activiteit richt Aquacare zich voornamelijk op de de business to business sector; het bedrijf kan dan ook uitpakken met klanten in onder andere de ondernemingswereld, de gezondheidszorg en de overheid.

Meer recent bouwde Aquacare een derde poot uit die zich via een aparte commerciële cel toelegt op de horecasector, met een specifieke focus op de topbedrijven uit de hotel- en restaurantsector. Met 45 werknemers haalt Aquacare een totaalomzet van bijna zeven miljoen euro.

“Dankzij OffiSERV verloopt het beheer van onze servicecontracten voortaan veel vlotter. Het feit dat we daarmee meer dan 20.000 service-interventies per jaar met succes uitvoeren en beheren, zegt genoeg.”
Jean Paul Van Kerkhoven, afgevaardigd bestuurder, Aquacare

 

Van maatwerk naar standaardplatform
Aquacare was als KMO ongetwijfeld een voorloper wat betreft informatisering. Het bedrijf investeerde al in de vroege jaren ‘80 in bedrijfssoftware en maakte lange tijd gebruik van een boekhoudpakket dat het inzette in combinatie met een op maat geschreven softwaretoepassing.

Het gebrek aan integratie tussen het boekhoudpakket en de maatwerkoplossing bleek na enkele jaren echter een doorn in het oog van het management, terwijl de maatwerktoepassing op zich - ontwikkeld in Visual Basic - door een gebrek aan ondersteuning onvoldoende continuïteit bood naar de toekomst.

Op de beslissing om op zoek te gaan naar een nieuw en geïntegreerd softwaresysteem volgden al snel intensieve gesprekken met het informaticabedrijf Offimac uit Hasselt. Offimac was immers al jarenlang kind aan huis bij Aquacare voor de hardware-infrastructuur.

“Offimac kende ons bedrijf en onze businessconcepten zeer goed. Het was voor ons een essentiële voorwaarde dat een IT-partner zich meteen kon inleven in onze vertrouwde manier van werken”, aldus Jean Paul Van Kerkhoven, afgevaardigd bestuurder bij Aquacare.

In 2008 werd de knoop doorgehakt: Offimac bleek met Microsoft Dynamics NAV een krachtig en geïntegreerd standaardplatform in huis te hebben en het management van Aquacare was na een demonstratie onder de indruk van de aangename gebruikerservaring die het pakket kon bieden.

Optimale service met OffiSERV
Om een optimaal serviceniveau te garanderen beschikt Aquacare over 15 Service Centers over heel België, terwijl een team van 18 technici instaat voor de installatie, het preventief onderhoud en de herstelling van drinkwatersystemen. Het bedrijf verricht jaarlijks al gauw 20.000 technische interventies.

Het beheer van verschillende types service- en huurcontracten bij Aquacare vergt een nauwgezette opvolging: het bedrijf moet immers rekening houden met preventieve onderhoudsbeurten met wisselende intervallen, contractuele vervaldata die moeten gerespecteerd worden en specifieke wensen van de klant.

Het callcenter van Aquacare speelt een cruciale rol als centraal contactpunt met klanten: daar worden immers onder andere de afspraken met klanten ingepland voor controle en preventief onderhoud. Ter ondersteuning wordt een CRM-toepassing ingezet om alle nodige informatie met betrekking tot iedere klant op te vragen en te registreren - van de gedetailleerde beschrijving van het geïnstalleerde systeem tot de openingsuren en de historiek van de uitgevoerde interventies.

Om het ganse proces van technische interventies, beheer van servicecontracten en de daaruit volgende facturatie efficiënt te beheren, maakt Aquacare vandaag dankbaar gebruik van de OffiSERV module van Offimac; deze standaardtoepassing integreert bovendien naadloos met het generieke bedrijfssysteem Microsoft Dynamics NAV waarin onder andere de boekhouding, het aan- en verkoopbeheer gebeuren.

“Offimac heeft medewerkers in huis die de problematiek van servicebedrijven door en door kennen, en dat merk je aan veel details. Dankzij OffiSERV verloopt het beheer van onze servicecontracten voortaan veel vlotter. Het feit dat we meer dan 20.000 service-interventies per jaar met succes uitvoeren en beheren, zegt genoeg. We weten steeds waar elke medewerker zich bevindt en we kunnen veel vlotter nieuwe afspraken inplannen”, stelt Jean Paul Van Kerkhoven.

Vlotte overgang met vertrouwde Windowsomgeving
Jean Paul Van Kerkhoven: “Wat ons bijzonder aansprak, was de vertrouwde Windowsomgeving. Zelfs medewerkers die minder met IT vertrouwd waren, konden in een mum van tijd met de oplossing werken.”

Om de overgang vlot te laten verlopen hechtte Aquacare veel aandacht aan de opleiding van de gebruikers, die zowel binnen het bedrijf als in de kantoren van Offimac plaatsvond.

Offimac kende ons bedrijf en onze businessconcepten zeer goed. Het was voor ons een essentiële voorwaarde dat een IT-partner zich meteen kon inleven in onze vertrouwde manier van werken.”
Jean Paul Van Kerkhoven, afgevaardigd bestuurder bij Aquacare

 

Managementinformatie cruciaal
Eén van de belangrijkste doelstellingen van een bedrijfssysteem is volgens Van Kerkhoven om het management een vlotte toegang te bieden tot informatie: “Dankzij de gebruiksvriendelijkheid vinden wij altijd snel de informatie terug die wij nodig hebben. En voor rapporteringen kunnen wij beroep doen op Jet Reports, dat ons toelaat om gegevens op gepersonaliseerde wijze voor te stellen en te analyseren”, aldus Jean Paul Van Kerkhoven.

Betrouwbaar toekomstplatform
Volgens Aquacare legt het interne ERP-systeem een basis voor nieuwe initiatieven die in de toekomst de kwaliteit en de efficiëntie van de dienstverlening bij Aquacare verder moeten verbeteren. Jean Paul Van Kerkhoven: “We hebben nu een betrouwbare basis om in de komende jaren verder op te bouwen. Ik denk maar aan het ondersteunen van technici op verplaatsing met de module OffiWeb: zo kunnen ze hun activiteiten
bij de klant onmiddellijk registreren met een Notebook of PDA. Wij werken al 20 jaar samen met Offimac als informaticapartner: een beter bewijs van continuïteit bestaat er niet.”

Formulaire de contact

Remplissez le formulaire ci-dessous, en nous vous contacterons aussi vite que possible! Ou appelez Max à 0800 11 137!
Nom
*
E-mail
*
Téléphone
Info sur:
*
Question

Nos clients racontent

"Microsoft Dynamics NAV ERP d'Offimac est la plate-forme englobant qui nous permet de continuer à croître sans interruption avec 30% par an durant 10 années."

Quote
Wido Bourel
Directeur général
Rajapack Benelux

"Offimac nous a convaincu avec son logiciel puissant pour la Construction. Après une implémentation réussie, nous les avons également confiés notre hardware. Avoir toutes les TIC avec un seul partenaire, c'est facile, bon marché, et efficace pour nous. Nous sommes très satisfaits."

Quote
Christophe Suerickx
CEO
Group Suerickx

"Offimac, ce sont des Limbourgeois modestes. Mais en ce qui concerne la qualité, ils sont l'élite. Vraiment."

Quote
Op aanvraag
Managing Partner
NAV klant die overstapte naar Offimac

"Parce que nous n'avons pas de propre division TIC nous-mêmes, il est important pour nous de pouvoir collaborer avec un partenaire TIC avec des lignes de communications courtes, et temps de réaction vites. Offimac est un tel partenaire."

Quote
Serge Tremblez
General Manager
Eurorent

"Des projets et la technique sont le coeur de notre business, mais finalement, ce qui est important, ce sont les sous. Grâce à Offimac, nous savons notre position à chaque niveau, à chaque moment."

Quote
Erwin Bobbaerts
Administrateur
Louis Stevens & Co

"Les gens d'Offimac sont des entrepreneurs comme nous. Avec leurs logiciels, nous dirigeons toute notre entreprise, des commandes à la planiication de production et de capacité, logistique, planification de transport, facturation, etc."

Quote
Robert Zegveld
Directeur commercial
E-MAX Aluminium

"Des données de CAD/CAM sont automatiquement importées dans notre système ERP, et de là utilisées pour tous les processus de production et de logistique. C'est la gestion de production efficace, sans double travail ou administration additionnelle."

Quote
Jef Claes
Directeur financier
ATM

"Grâce à Microsoft Dynamics NAV, nous pouvons travailler avec 5 personnes de moins pour le traitement de commandes. C'est une réduction de 10% de mes coûts de personnel!"

Quote
Luc Schreurs
Directeur général
Group Schreurs

"Avec les logiciels d'Offimac, nous planifions et fournissons plus de 20.000 services d'entretien et d'installation en Belgique par an. Avec succès."

Quote
Jean Paul Van Kerkhoven
CEO
Aquacare International

"Quand il concerne la gestion de projets, de production, de documents ou de reportage, Offimac est une société TIC qui comprend et répons à nos besoins parfaitement."

Quote
Nadia Jansen
CEO
Building Group Jansen

"Pour le prix d'une voiture de classe moyenne, nous disposeons d'un système ERP qui garantit la fiabilité de nos livraison, et réduits nos coûts de stockage . Offimac l'a réalisé avec expertise."

Quote
Niels Bollen
Directeur
Nibotechnics

"Grâce à Microsoft Dynamics NAV d'Offimac, nous gagnons beaucoup de temps. Les clients sont aidés plus vite et plus correctement, et nous pouvons communiquer des modifications jusqu'à la dernière moment, ce qui veut dire qu'ils sont très satisfaits de notre service."

Quote
Giovanni Oliveri
Directeur général
Louis Widmer Benelux

"Grâce à la solution Microsoft Dynamics NAV d'Offimac, nous avons pu croître sans engager du personnel additionnel. Beaucoup moins de cash est fixe, dans un quart d'heure, je peux auditer et optimaliser un magasin complet, le processus de commande est ultrarapide, et je peux détecter des tendances très vite. Très efficace."

Quote
Luc Schreurs
Directeur général
Group Schreurs