Een clean desk kantoor begint bij IT
De grote opruiming
Uw bureaublad is een lege, open vlakte. Hooguit een laptop en wat schrijfgerief. Dat is de filosofie van clean desk. Het scherpt uw concentratie aan, verhoogt de veiligheid en geeft uw bedrijf uitstraling. Een kantoorruimte met allemaal opgeruimde bureautafels. Het maakt in de eerste plaats een verzorgde indruk. Wie opteert voor een clean desk policy, bezorgt zijn bedrijf in de eerste plaats een mooi visitekaartje. Zeker als er regelmatig klanten of bezoekers over de vloer komen.
Discreet
In een bedrijf circuleert vaak gevoelige informatie – bijvoorbeeld geheime prototypes of persoonsgegevens. Een bureau dat er slordig bijligt, verhoogt de kans dat deze informatie doorsijpelt naar de “buitenwereld”. Allesbehalve discreet en nog minder veilig. Ziet u graag bij de dokter of verzekeringsmakelaar een dossier van iemand anders liggen? Misschien wel, want onweerstaanbare nieuwsgierigheid is bij velen van ons aangeboren. Maar dan maakt u zich de bedenking: stel dat mijn dossier hier rondslingert, in het oog van andere klanten.
Focus
Natuurlijk zijn er mensen die perfect door hun chaos navigeren. Vraag ze een dossier uit een onoverzichtelijke hoop papier en ze vinden het meteen terug. Maar doorgaans werken de collega’s efficiënter aan een clean desk. Ze zijn minder snel afgeleid en blijven meer gefocust. Verhoogde efficiëntie vinden we ook terug in de zogenaamde ‘paperless office’. Digitale documenten kunnen razendsnel opgezocht en moeiteloos gestockeerd en gedeeld worden, zonder dat hierbij een blad papier verspild wordt. Een ‘paperless office’ past dan ook helemaal in de visie van ‘clean desk’.
Een opgeruimd bureau is tenslotte supermakkelijk in onderhoud. De poetsdienst juicht. Of juist niet, want ze heeft minder werk.
Hoe invoeren?
Wil u graag een clean desk policy invoeren in uw bedrijf? Motiveer dan in de eerste plaats uw medewerkers en leg uit waarom u een clean desk wil in uw bedrijf. Som de voordelen op. Werk vervolgens een stappenplan uit, want een clean desk voor alle afdelingen en medewerkers realiseer je niet in één dag. Eén van de eerste en belangrijkste stappen is allicht de digitalisering van documenten. Hoe ver staat uw bedrijf hierin, bijvoorbeeld bij de archivering of facturatie. Ga dan ook na of de ICT-infrastructuur in uw bedrijf afgestemd is op een intensieve digitalisering (veilig netwerk, opslagruimte, scanners, software,…)
Zorg er bovendien voor dat alles veilig opgeborgen kan worden en spoor uw medewerkers aan om alles een vaste plaats te geven.
Geef als manager of leidinggevende misschien zelf het goede voorbeeld. Begin met uw eigen bureau. Tenzij dit al een toonbeeld van orde is, natuurlijk. Volg ook de policy systematisch op, door opmerkingen voor wie het aan zijn laars lapt of schrijf een wedstrijd uit voor ‘beste clean desk van de maand’. Zo blijft iedereen bij de les.