Terug naar blog

Een clean desk kantoor begint bij IT

De grote opruiming

Uw bureaublad is een lege, open vlakte. Hooguit een laptop en wat schrijfgerief. Dat is de filosofie van clean desk. Het scherpt uw concentratie aan, verhoogt de veiligheid en geeft uw bedrijf uitstraling. Een kantoorruimte met allemaal opgeruimde bureautafels. Het maakt in de eerste plaats een verzorgde indruk. Wie opteert voor een clean desk policy, bezorgt zijn bedrijf in de eerste plaats een mooi visitekaartje. Zeker als er regelmatig klanten of bezoekers over de vloer komen.

Discreet
In een bedrijf circuleert vaak gevoelige informatie – bijvoorbeeld geheime prototypes of persoonsgegevens. Een bureau dat er slordig bijligt, verhoogt de kans dat deze informatie doorsijpelt naar de “buitenwereld”. Allesbehalve discreet en nog minder veilig. Ziet u graag bij de dokter of verzekeringsmakelaar een dossier van iemand anders liggen? Misschien wel, want onweerstaanbare nieuwsgierigheid is bij velen van ons aangeboren. Maar dan maakt u zich de bedenking: stel dat mijn dossier hier rondslingert, in het oog van andere klanten.

Focus

Natuurlijk zijn er mensen die perfect door hun chaos navigeren. Vraag ze een dossier uit een onoverzichtelijke hoop papier en ze vinden het meteen terug. Maar doorgaans werken de collega’s efficiënter aan een clean desk. Ze zijn minder snel afgeleid en blijven meer gefocust. Verhoogde efficiëntie vinden we ook terug in de zogenaamde ‘paperless office’. Digitale documenten kunnen razendsnel opgezocht en moeiteloos gestockeerd en gedeeld worden, zonder dat hierbij een blad papier verspild wordt. Een ‘paperless office’ past dan ook helemaal in de visie van ‘clean desk’.
Een opgeruimd bureau is tenslotte supermakkelijk in onderhoud. De poetsdienst juicht. Of juist niet, want ze heeft minder werk.

Hoe invoeren?
Wil u graag een clean desk policy invoeren in uw bedrijf? Motiveer dan in de eerste plaats uw medewerkers en leg uit waarom u een clean desk wil in uw bedrijf. Som de voordelen op. Werk vervolgens een stappenplan uit, want een clean desk voor alle afdelingen en medewerkers realiseer je niet in één dag. Eén van de eerste en belangrijkste stappen is allicht de digitalisering van documenten. Hoe ver staat uw bedrijf hierin, bijvoorbeeld bij de archivering of facturatie. Ga dan ook na of de ICT-infrastructuur in uw bedrijf afgestemd is op een intensieve digitalisering (veilig netwerk, opslagruimte, scanners, software,…)

Zorg er bovendien voor dat alles veilig opgeborgen kan worden en spoor uw medewerkers aan om alles een vaste plaats te geven.
Geef als manager of leidinggevende misschien zelf het goede voorbeeld. Begin met uw eigen bureau. Tenzij dit al een toonbeeld van orde is, natuurlijk. Volg ook de policy systematisch op, door opmerkingen voor wie het aan zijn laars lapt of schrijf een wedstrijd uit voor ‘beste clean desk van de maand’. Zo blijft iedereen bij de les.

Terug naar blog

Iets voor u? Meer weten? Online Demo? Mail of bel 0800 11 137

Vul onderstaande in en we nemen zo snel mogelijk contact met u op! Of bel Max op 0800 11 137!
Naam
*
E-mail
*
Telefoon
U wenst info over:
*
Vraag:

Klanten vertellen

"Projecten en techniek zijn de kern van onze business, maar finaal draait het om de centen. Dankzij Offimac weten we op elk moment waar we staan, op elk niveau."

Quote
Erwin Bobbaerts
Bestuurder
Louis Stevens & Co

"Dankzij Microsoft Dynamics en Offimac konden we 5 man uitsparen in orderverwerking. Dat is een jaarlijkse besparing van 10% in personeelskosten!"

Quote
Luc Schreurs
Algemeen Directeur
Group Schreurs

"CAD/CAM-gegevens worden automatisch geïmporteerd in ons ERP-systeem, en van daaruit verder gebruikt voor alle productie- en logistieke processen. Dat is efficiënt productiemanagement, zonder dubbel werk of extra administratie."

Quote
Jef Claes
Financieel directeur
ATM

"Offimac overtuigde ons met haar sterke software voor de Bouw. Na een succesvolle implementatie hebben wij ook heel onze hardware aan hen toevertrouwd. Alle ICT bij 1 partner: dat is gewoon makkelijk, goedkoop én efficiënt."

Quote
Christophe Suerickx
CEO
Group Suerickx

"Offimac zijn bescheiden Limburgers. Maar hun aanpak, implementatie en support zijn gewoon top."

Quote
V.D.
IT-manager
Dynamics klant die overstapte naar Offimac

"De mensen van Offimac zijn net zoals wij ondernemers. Met hun software sturen wij heel ons bedrijf aan, van order intake naar productie- en capaciteitsplanning, logistiek, transportplanning, facturatie, etc."

Quote
Robert Zegveld
Commercieel directeur
E-MAX Aluminium

"Microsoft Dynamics van Offimac is het overkoepelend softwareplatform dat ons toelaat al 10 jaar onafgebroken 30% per jaar te blijven groeien."

Quote
Wido Bourel
General Manager
Rajapack Benelux

"Voor de prijs van een middenklasse wagen heb ik dankzij Offimac een heel efficiënt bedrijf gekregen. Dit is een investering die me elke dag geld opbrengt."

Quote
Niels Bollen
Directeur
Nibotechnics

"Dankzij Microsoft Dynamics van Offimac sparen we massa's tijd uit. Klanten worden sneller en correcter bediend en kunnen tot op het laatste moment wijzigingen doorgeven, waardoor zij heel tevreden zijn over onze service."

Quote
Giovanni Oliveri
General Manager
Louis Widmer Benelux

"Met Offimac-software plannen en leveren wij jaarlijks meer dan 20.000 service- en installatiebeurten doorheen gans België. Met succes."

Quote
Jean Paul Van Kerkhoven
CEO
Aquacare International

"Omdat we zelf geen IT-afdeling in huis hebben, is het voor ons belangrijk met een IT-partner te kunnen samenwerken met korte communicatielijnen en snelle reactietijden. Offimac is zulk een partner."

Quote
Serge Tremblez
General Manager
Eurorent

"Of het nu gaat om projectbeheer, productie, documentbeheer of managementrapportering, Offimac is een IT-bedrijf dat onze noden perfect begrijpt en invult."

Quote
Nadia Jansen
CEO
Building Group Jansen